Objectifs spécifiques :
A la fin de leurs activités d’apprentissage, les participants seront capables de :
Décrire les pièces qui constituent le paquet des justificatifs des dépenses d’activités.
Expliquer les différences dans les politiques de prise en charge des transports et per diem de quelques PTF du MEN.
I. Justification des dépenses par activité et critères de validité⚓
L’exécution de chaque activité est obligatoirement justifiée par l’existence de pièces justificatives comptables pour faciliter leur traçabilité dans le système comptable. Cette traduction comptable des opérations financières dans le logiciel de gestion financière et comptable permet de répondre aux besoins et exigences de toutes les parties prenantes du système.
En respect à ces règles de gestion, il est important de veiller à :
la disponibilité à temps réel des pièces justificatives des activités réalisées;
la connaissance des types de pièces justificatives à fournir pour chaque type d’activité;
la connaissance de leurs critères de validation.
La justification des fonds par les bénéficiaires, est faite suivant les rubriques de dépenses de chaque activité. La nomenclature des pièces justificatives et les critères de validité ci-dessous permettent de juger de la conformité et de l’exhaustivité des documents financiers.
1. Types d’activités et Checklist des pièces justificatives⚓
1. Ateliers, réunions et séminaires
Fiche action (TDR)
Facture restauration
Facture location salle
Facture matériel didactique
Feuilles de présence
Etats de paiement
Ordres de mission pour participants non-résidents
Rapport d’activité
2. Supervisions
Fiche action (TDR)
Ordres de missions
Etats de paiement
Factures carburant
Rapport d’activité
Factures hébergement
3. Missions à l’extérieur du pays
Fiche action (TDR)
Ordres de mission visés
Lettre d’invitation
Budget détaillé et termes de référence
Copies passeport avec cachet aéroport Aller/Retour
Etat de paiement
Copie chèque/copie lettre de virement
Reçu de paiement d’un test covid
Reçu de paiement des frais de visa
4. Achat de matériel ou de fournitures
Fiche action (TDR)
Bon de commande
Facture pro-forma
Facture définitive
Bordereau de livraison
PV de réception
Copie chèques ou ordres de virement
5. Prestations de services
Fiche action (TDR)
Contrat de prestation de services
Facture définitive
Certificat Administratif (attestation de service fait)
Copie chèques ou ordres de virement
Rapport d’activité (applicable pour les prestations intellectuelles)
6. Travaux
Fiche action (TDR)
Contrat
Ordre de service de démarrage
PV de réception provisoire à la fin des travaux
Présentation de décomptes après vérification sur site
PV de réception définitive (1 an après la réception provisoire)
Copie chèque ou ordre de virement
Caution avance de démarrage
Caution de retenue de garantie
Caution de bonne exécution
2. Critères de validité des pièces justificatives⚓
1. Bon de Commande
Date et numéro
Nom du fournisseur
Nom du service demandeur
Désignation de la commande
Signature et cachet de l’autorité compétente
Nota Bene :
NB: Aucune surcharge ou modification sur le bon de commande n’est acceptée.
2. Facture Pro-forma ou facture définitive
Entête du prestataire
Date de la facturation
Nom du client
Désignation, quantité, prix unitaire et montant
Montant en chiffre et arrêté en lettre
NINEA
Cachet « livré et payé » à apposer sur la facture avec authentification de la mention « payé » par la signature et le cachet du prestataire.
Signature et cachet de l’autorité compétente
Conformité avec le Bon de commande
Facture certifiée et liquidée
Nota Bene :
NB: Aucune surcharge ou modification sur la facture n’est acceptée
3. Bordereau de Livraison
Entête (Nom, NINEA, N° téléphone et adresse)
Date et numéro
Désignation /quantité
Date, signature et cachet du comptable des matières
Conformité avec le Bon de commande et facture
Nota Bene :
NB : Aucune surcharge ou modification sur le bon de livraison n’est acceptée
4. Facture carburant
Entête (Nom, NINEA, N° téléphone et adresse)
Date de l’achat
Nom du client
N° véhicule mentionné sur l’ordre de mission,
Nature du produit, la quantité, le prix unitaire et le montant
Cachet et visa du gérant
Arrêter la facture en chiffres et en lettres.
Nota Bene :
NB : L’acheteur ne doit pas surcharger ou modifier les factures émises par le prestataire par souci de conformité aux procédures.
5. Feuille de présence
Les éléments de validité de la feuille de présence sont :
Date de l’activité par jour.
Lieu de l’activité
Intitulé de l’activité
Source de financement
Colonnes à renseigner (Nom/Prénoms, Sexe, structure et fonction, téléphone, mail, émargement…)
Feuille de présence arrêtée et signée par le responsable de l’activité.
Nota Bene :
NB : Aucune surcharge ou modification sur la feuille de présence n’est acceptée.
6. Ordre de mission
Date et numéro de l’ordre de mission ;
Objet de la mission
Identification du missionnaire : Nom et prénoms, matricule, fonction, service, situation matrimoniale.
Période de la mission (date de départ et de retour)
L’itinéraire
Source de financement
Programme
L’identification du moyen de transport
Signature de l’autorité compétente
Visa /Cachet/Dates d’arrivée et de départ sur le dos de l’ordre de mission de la ou des structure(s) visitée (s)
7. Etats de paiement
Date et numéro de l’état de paiement
Intitulé de l’activité
Nom/Prénom, Provenance, numéro d’identification nationale, émargement
Etat de paiement arrêté en lettre et en chiffre
Taux perdiem et nombre de jour, montant
Taux et nombre de kilomètres, montant total (en cas de remboursement des frais de transport)
Cachet/Visa du gestionnaire ou comptable et du chef de service.
II. Politique des coûts utilisés pour les per diem et autres⚓
La politique des coûts utilisés dépend des décisions prises par le PTF lors de l’élaboration des Plans de Travail Annuel (PTA)
1. Cas du financement RELIT GtoG⚓
Libellés | Montants |
|---|---|
Remboursement de transport résident | 5 000F CFA par jour |
Appui hébergement non-résident | 10 000 F CFA |
Remboursement de transport non-résident | 75F CFA le km |
Pause-café & déjeuner dans les régions | 6 000 F CFA |
Pause-café & déjeuner à Dakar et Saly | 9 000 F CFA |
Complément restauration pour non-résidents | 19 000 F CFA |
Location salle | 75 000 à 100 000 FCFA |
Dossier participants | 2 000 FCFA |
Eau en salle | 500 à 1 000FCFA |
Fournitures et reprographie | A déterminer en fonction du volume des supports à reprographier |
Remboursement carburant | 15 litres au 100km plus 10% circulation interne |
Prise en charge personne- ressource | 50 000 à 100 000FCFA |
2. Cas des autres PTF (G 50)⚓
Dakar/Saly Zone 1 | Autres capitales régionales/ départementales (voir annexes) Zone 2 | Reste du pays Zone 3 | |
|---|---|---|---|
Hébergement pour non-résident | Plafond de 35,000 FCFA (remboursé sur la base des pièces justificatives d’hébergement*) ou10,000 FCFA sans pièces justificatives** | Plafond de 30,000 FCFA (remboursé sur la base des pièces justificatives d’hébergement*) ou10,000 FCFA sans pièces justificatives ** | Plafond de 25,000 FCFA (remboursé sur la base des pièces justificatives d’hébergement*) ou10,000 FCFA sans pièces justificatives ** |
Restauration | Forfait de 15,000 FCFA (dont 6,000 FCFA par repas et 3,000 FCFA pour le petit-déjeuner) *** | Forfait de 10,000 FCFA (dont 4,000 FCFA par repas et 2,000 FCFA pour le petit- déjeuner) *** | Forfait de 5,000 FCFA (dont 2,000 FCFA par repas et 1,000 FCFA pour le petit-déjeuner) *** |
Transport
Les frais de transport seront remboursés si l’utilisation des véhicules du projet ou la location de transport collectif par l’organisateur n’est pas possible. Dans ce cas, les tarifs applicables seront :
Remboursement résidents | Remboursement non résident | |
Frais de transport | 5,000 FCFA | 75 FCFA au kilomètre |
Exercice 2 :
Dans le cadre de la mise en œuvre du programme RELIT, la DAGE met à la disposition de l’académie de Saint-Louis un financement d’un montant global de FCFA : 52 657 500, Ce montant est destiné à la formation des directeurs en didactique de la lecture pour les cinq IEF. Les rubriques suivantes sont concernées : remboursement de transport, restauration, dossiers participants, eau en salle.
1. Répartition du Budget par IEF.
TOTAL | DUREE | PAUSE CAFE | DEJEUNER | TRANSPORTS | DOSSIER PARTICIPANTS | EAU EN SALLE | TOTAL | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
STRUCUTRES | 2 000 | 4 000 | 5 000 | 2 000 | 500 | |||
IEF PETE | 164 | 5 | 1 640 000 | 3 280 000 | 4 100 000 | 328 000 | 410 000 | 9 758 000 |
IEF PODOR | 239 | 5 | 2 390 000 | 4 780 000 | 5 975 000 | 478 000 | 597 500 | 14 220 500 |
IEF SAINT LOUIS COMMUNE | 51 | 5 | 510 000 | 1 020 000 | 1 275 000 | 102 000 | 127 500 | 3 034 500 |
IEF SAINT-LOUIS DEPARTEMENT | 139 | 5 | 1 390 000 | 2 780 000 | 3 475 000 | 278 000 | 347 500 | 8 270 500 |
IEF DAGANA | 292 | 5 | 2 920 00 | 5 840 000 | 7 300 000 | 584 000 | 730 000 | 17 374 000 |
TOTAL | 8 850 000 | 17 700 000 | 22 125 000 | 1 770 000 | 2 212 500 | 52 657 500 | ||
2. Travail à faire :
A la réception de l’ordre de virement, décrivez les préalables à effectuer par le COFC.
Quelles sont les tâches à effectuer et les pièces justificatives à transmettre au COFC par le gestionnaire de l’IEF?
Après réception de la liasse, quels sont les types de vérifications sur les pièces justificatives et tâches à effectuer par le COFC ?
Evaluation⚓
Vous venez de terminer l'Unité 3 du Module Gestion financière et comptable, pour le valider, vous devez répondre au test d'évaluation et obtenir au moins 80% de réussite.
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