Objectifs spécifiques
A la fin de leurs activités d’apprentissage, les participants seront capables de :
Déterminer les besoins ;
Etablir le PPM ;
Elaborer l’AGPM ;
Définir les spécifications techniques ;
Elaborer les TDR ;
Préparer les Dossiers de passation des marchés.
I. Détermination des besoins :⚓
Quand ?
Avant tout appel à la concurrence, consultation ou négociation.
Par qui ?
Les collaborateurs de l’AC sous la responsabilité de la personne responsable du marché.
L'autorité contractante est tenue de déterminer aussi exactement que possible la nature et l’étendue des besoins.
Pourquoi ?
Catégoriser l’ensemble des besoins afin de connaitre le montant des acquisitions et les procédures applicables.
Une bonne évaluation des besoins va permettre des achats dans le meilleur rapport qualité prix.
Les fournitures, services ou travaux qui font l’objet de marchés doivent répondre exclusivement à ces besoins d’investissement ou de fonctionnement.
Comment ?
En prenant en compte les aspects suivants :
Statistiques
Bonne connaissance des marchés fournisseurs
Distinction entre achats standards et spécifiques
Impact des coûts de fonctionnement et de maintenance relatifs aux biens et aux investissements
A travers des spécifications techniques pour les travaux et fournitures, des programmes d’activités pour les services et des termes de références pour les prestations intellectuelles.
L’ensemble des acteurs concernés par le marché doivent être consultés.
Il est important que ces besoins soient catégorisés, évalués, programmés et planifiés afin de répondre aux attentes des services de l’AC de façon rationnelle.
II. Etablissement du PPM :⚓
Définition : Qu’est-ce que le PPM ?
Outil de planification ou Tableau de bord permettant la mise en œuvre de la passation des marchés, du lancement de la procédure jusqu’à l’achèvement des prestations ou de l’exécution du marché Il est établi par la CPM.
Le modèle standard est mis à la disposition des AC par l’ARCOP qui prend en charge :
La description des articles à acheter
les coûts estimatifs
les méthodes de passation des marchés
Les parties prenantes
Le calendrier de passation
Le PPM est-il indispensable ?
Les marchés passés par les AC sont inscrits obligatoirement dans le PPM à peine de nullité.
Exception aux marchés prévus à l’article 76.2 du CMP : marché pour la sécurité et la défense;
A transmettre à la DCMP au plus tard le 1er décembre de l’année précédant l’exercice budgétaire au cours duquel seront lancés les marchés.
La DCMP se charge de la publication du PPM sur le portail des marchés dans un délai de 3 jours francs suivant la réception (art 6 du CMP).
En cas d’observation de la DCMP, l’AC dispose d’un délai de 7 jours pour tenir compte de ces observations.
Passé ce délai, la DCMP publie la dernière version et en informe l’ARCOP.
III. Elaboration de l’AGPM⚓
L’Avis Général de Passation de Marchés :
Permet d’assurer l’information des acteurs et du public ;
Retrace l’ensemble des activités à lancer par AO prévues pour l’année d’exécution ;
Est publié par l’AC au plus tard le 15 janvier de l’année d’exécution.
IV. Définition des spécifications techniques et l’élaboration des TDR⚓
Les spécifications techniques sont des prescriptions qui décrivent, de manière lisible, les caractéristiques techniques d’un produit, d’un ouvrage ou d’un service. L’Obligation est faite à l’AC de déterminer ses besoins par référence à des spécifications techniques ou à des normes qui sont les exigences qu’il estime indispensables, notamment en termes de performances à atteindre.
1. Définition des spécifications techniques :⚓
Définition des spécifications techniques :
L’autorité contractante a le choix entre trois possibilités :
Se référer à des normes ou à d’autres documents préétablis approuvés par des organismes reconnus notamment par des instances professionnelles en concertation avec les autorités publiques nationales ou communautaires.
Définir les spécifications techniques en termes de performances à atteindre ou d’exigences fonctionnelles.
Mixer les deux catégories de spécifications techniques.
L’AC peut également déterminer des spécifications techniques prenant en compte des caractéristiques environnementales, notamment en se référant à des écolabels.
Les spécifications techniques ne doivent en aucun cas porter atteinte au principe d’égalité des candidats. C’est pourquoi elles ne peuvent mentionner une marque, un brevet, un type, une origine ou une production déterminée qui auraient pour finalité de favoriser ou d’écarter certains produits ou productions.
Intérêt des variantes dans la définition des besoins
Une bonne définition des besoins n’exclut pas de laisser une part d’initiative aux candidats par la soumission d’une variante qui consiste pour un candidat à présenter une offre qui s’écarte des critères définis dans le dossier de marché.
L’AC doit indiquer dans l’avis d’appel public à la concurrence ou dans les documents de la consultation si elle autorise ou non les variantes.
Les documents de la consultation doivent mentionner les exigences minimales que les variantes devraient respecter ainsi que les modalités de leur présentation, de leur évaluation et de leur mise en œuvre.
En l’absence d’indications, les candidats ne sont pas autorisés à présenter des variantes.
Même si elles ne sont pas explicitement prévues par le code des marchés publics, il est également possible pour l’AC de demander des options.
Les options sont des prestations complémentaires qui doivent être limitées de façon à ne pas fausser le jeu de la concurrence.
La distinction existante entre la variante et l’option ne porte pas sur le fond, elle repose sur la personne qui est à l’origine de cette forme d’offre. Il s’agit d’une option si c’est une demande de l’AC et d’une variante lorsqu’il s’agit d’une proposition du candidat.
2. Elaboration des TDR⚓
Définition : a. Définition
Le terme de référence (TDR) est un document de projet d’une prestation intellectuelle que l’on envisage de réaliser et qui précise la finalité et les fonctions de l’activité, son étendue et ses limites. Le TDR permet à l’AC de passer commande à un prestataire et de lui expliquer ce qu’il veut et pourquoi il le veut. C’est pourquoi ils doivent être clairs, fidèles, complets et cohérents
Méthode : b. Elaboration
Les TDR s’articulent sur les points suivants :
Contexte et justification de la mission
Objectifs de la mission
Mission du consultant
Profil du consultant
Méthodologie
Résultats attendus
Durée de la mission
Rapport à soumettre
Documentation et service offert par le client.
V. Préparation du Dossier d’Appel d’Offres (DAO)⚓
Définition : Définition du DAO
Le Dossier d‘Appel d‘Offres (DAO) ou, selon les Etats, le Dossier de consultation ou dossier d'appel à la concurrence est le document comprenant :
les renseignements nécessaires pour l'élaboration de la soumission, l'attribution du marché et son exécution. Il est le plus souvent utilisé dans les procédures d'appel d'offres ouvert, avec ou sans pré-qualification ou présélection.
Les supports de déroulement du processus de Passation de Marché, du lancement de la consultation jusqu’à l’élaboration du contrat.
Le Dossier d’Appel d’Offres est :
Inspiré des procédures des bailleurs multinationaux comme la banque mondiale.
Mis à jour en 2017 pour tenir compte des modifications relatives au CMP.
Disponible dans le portail des marchés publics (www.marchespublics.sn)
Elaboré par la Personne Responsable du Marché (PRM),
Soumis à l’appréciation de la CPM ou de la DCMP selon les seuils de passation et ou de contrôle.
Le DAO a quatre grands objectifs :
Informer les candidats des règles applicables à la catégorie de marchés concernés (conditions à remplir pour pouvoir concourir, critères et modalités de choix de l’attributaire…) ;
Donner toutes les précisions voulues sur la nature de la commande (description complète et détaillée des besoins) ;
Expliquer aux candidats comment ils doivent formuler leurs offres ;
Permettre aux candidats de rassembler les pièces constitutives du futur marché (tous les éléments devant figurer dans le futur marché pour faire en sorte que chaque candidat communique ces éléments à l’AC).
Le DAO comprend trois grandes parties et sept sections.
PREMIÈRE PARTIE : PROCÉDURES D’APPEL D’OFFRES
DEUXIÈME PARTIE : CONDITIONS D’APPROVISIONNEMENT DES FOURNITURES
TROISIÈME PARTIE : MARCHÉ
PREMIÈRE PARTIE –PROCÉDURES D’APPEL D’OFFRES⚓
Section 0. Avis d’appel d’offres :
Cette contient un modèle d’avis d’appel d’offres. Il sert à informer les candidats sur le marché à passer et à les inviter à soumissionner en leur donnant les informations nécessaires comme :
Source des fonds devant servir aux paiements
Exigence en matière de qualification
Modalité de participation
Date de remise et d’ouverture des offres …
Section I. Instructions aux candidats (IC):
Cette section fournit aux candidats les informations utiles pour préparer leurs soumissions :
les renseignements sur la soumission;
l’ouverture des plis ;
l’évaluation des offres;
l’attribution des marchés.
NB: Les dispositions figurant dans cette Section ne doivent pas être modifiées.
Section II. Données particulières de l’appel d’offres (DPAO)
Cette section énonce les dispositions propres à chaque passation de marché ; ces dispositions complètent les informations ou conditions figurant à la Section I, Instructions aux candidats.
NB: Les dispositions figurant dans cette Section peuvent être modifiées.
Section III. Formulaires de soumission
Cette section contient les modèles des formulaires à soumettre avec l’offre :
la lettre de soumission de l’offre,
les bordereaux de prix,
la garantie de soumission,
l’autorisation du fabricant et
le modèle d’engagement à respecter la Charte de Transparence et d’Ethique en matière de Marchés publics.
DEUXIÈME PARTIE – CONDITIONS D’APPROVISIONNEMENT DES FOURNITURES⚓
Section IV. Bordereau des quantités, Calendrier de livraisons, Cahier des Clauses techniques, Plans, Inspections et Essais.
Dans cette Section figurent :
la liste des Fournitures et le cas échéant;
des Services connexes;
le calendrier de livraison et d’achèvement;
les Cahiers des Clauses techniques générales et particulières;
les plans décrivant les Fournitures et Services connexes devant être fournis;
les Plans ;
les Inspection et Essais relatifs à ces fournitures.
TROSIÈME PARTIE – MARCHES⚓
Section V. Cahier des Clauses administratives générales (CCAG)
Cette section contient les dispositions générales applicables à tous les marchés. La formulation des clauses de la présente Section ne doit pas être modifiée.
Section VI. Cahier des Clauses administratives particulières (CCAP)
Cette section énonce les clauses propres à chaque marché, et modifie ou complète la Section V, Cahier des clauses administratives générales.
Section VII. Formulaires du Marché
Cette section contient le modèle d’Acte d’Engagement, qui, une fois rempli, incorpore toutes corrections ou modifications à l’offre acceptée en rapport avec les modifications permises par les Instructions aux candidats, le cahier des Clauses administrative générales, et le cahier des Clauses administratives particulières.
Les formulaires de garantie de bonne exécution et de garantie de remboursement d’avance, le cas échéant, seront remplis uniquement par le Candidat retenu après l’attribution du Marché (l’Attributaire).
VI. Préparation de la DP⚓
La DP comprend 7 sections :
Section 1 : lettre d’invitation
Section 2 : instructions aux candidats
Section 3 : données particulières
Section 4 : formulaires types de la proposition technique
Section 5 : formulaires types de la proposition financière
Section 6 : termes de référence;
Section 7 : modèle de marché
Section 1: lettre d’invitation : C’est un modèle type à renseigner qui indique
La date de dépôts des offres
L’invitation à soumissionner
La liste des candidats auxquels la DP a été adressée
La méthode de sélection
La composition de la DP
La date limite de dépôts des propositions
Section 2 : instructions aux candidats
Cette section apporte aux Consultants potentiels des informations destinées à les aider à préparer leur proposition. Elle apporte également des informations sur la soumission, sur l’ouverture des plis, sur l’évaluation des propositions et sur la procédure d’attribution.
Section 3 : données particulières
Cette section comprend des dispositions propres au présent marché, qui complètent les informations de la section 1 - Instructions aux Consultants.
Section 4 : formulaires types de la proposition technique
Cette section contient les Formulaires de Proposition Technique à remplir par tout Consultant potentiel et à remettre, dans une enveloppe séparée, avec l’ensemble des documents formant la Proposition intégrale du Consultant potentiel.
Section 5 : formulaires types de la proposition financière
Cette section contient les Formulaires de Proposition Financière à remplir par les consultants potentiels et à remettre, dans une enveloppe séparée, avec l’ensemble des documents formant la Proposition intégrale du consultant.
Section 6 : termes de référence
Cette section inclut les Termes de Référence détaillé du présent marché, qui expose la nature, les tâches et les obligations du Consultant et des services à fournir
Section 7 : modèle de marché (à renseigner)
Personnel du consultant ou sous-traitant
Obligation de l’AC
Paiement du consultant
Règlement des différends
Condition particulière
Evaluation⚓
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