Objectifs spécifiques
A la fin de leurs activités d’apprentissage, les participants seront capables de passer un marché.
Les différentes étapes de passation des marchés sont : lancement un marché, dépôts et réception des offres des soumissionnaires, ouverture des offres, évaluation des offres et Attribution du marché.
I. Lancement du marché⚓
Méthode :
Après avoir obtenu au préalable l’avis de non-objection de la CPM ou de la DCMP et/ou du bailleur selon le cas, on procède au lancement du marché par :
la publication d’un avis d’appel public à la concurrence (Avis d’appel d’offres, Avis à manifestation d’intérêts) ;
ou une demande de consultation (lettres d’invitation).
Pour le lancement d’un marché par appel public à la concurrence il est généralement utilisé :
L’avis d’appel d’offres ouvert pour les marchés de travaux, de fournitures et de services courants lorsque ceux-ci atteignent le seuil de publication ;
L’Avis à manifestation d’intérêts pour les prestations intellectuelles et
L’Avis d’appel à candidature (pré qualification, accord-cadre).
Certains marchés ne nécessitent qu’une consultation restreinte de fournisseurs par le lancement de lettres d’invitation. Il s’agit de :
l’appel d’offres restreint;
les demandes de renseignements et des prix restreinte et simple;
la consultation directe.
II. Dépôt des offres⚓
Cas de l’AAO | Cas de AOR | Cas d’urgence simple |
|---|---|---|
Ces délais peuvent être réduits de :
Le délai de dépôt en d’urgence dument constaté par la DCMP est de
| Délai de dépôt des offres est au moins égal à :
| Délais de dépôt des offres fixés comme suit :
|
III. Réception des offres⚓
La réception des offres se fait au lieu indiqué dans le dossier :
aucune offre ne peut être réceptionnée au-delà de l’heure limite indiquée dans le dossier.
Toutes les offres sont enregistrées selon leur ordre chronologique dans un registre de dépôt.
Seules les enveloppes portant la mention de l’AO sont acceptées et enregistrées.
IV. Ouverture des plis⚓
1. Généralités⚓
A la date et heure fixées dans le DAO ou l’additif, la commission des marchés procède à l’ouverture des plis tenue en séance publique en présence des candidats (ou de leurs représentants) qui matérialiseront leur participation par la signature d’une feuille de présence.
2. Préalables⚓
Préparer la salle de réunion ;
Vérifier la congruence du nombre de plis présents dans la salle par rapport au nombre d’offres consignées dans le registre ;
Vérifier l’ensemble du matériel nécessaire à l’ouverture des plis.
Convoquer des membres de la CM dans les délais requis (cinq jours francs);
Respecter le jour et l’heure d’ouverture des plis et le lieu indiqué dans le DAO ou l’additif.
3. Procédure d’ouverture des plis⚓
Comment ouvrir les plis ?
Le Président de la Commission des Marchés annonce le nombre de soumissions reçues. Il est présenté à l’assistance les enveloppes à ouvrir bien cachetées et portant n° d’ordre suivant enregistrement dans le registre des offres. Les plis reçus dans les délais sont ouverts dans l’ordre ci-après :
plis marqués retrait;
plis marqués substitution ou remplacement; ou plis marqués modification;
Autres plis.
Les plis sont ouverts un à un selon l’ordre chronologique de dépôt. Le président de la CM annonce à haute voix :
le nom de chaque candidat ;
le montant de chaque offre ;
les rabais et variantes proposés éventuellement ;
la présence ou l’absence de la garantie de soumission, des pièces administratives, des attestations de qualification, etc…;
La durée de validité, le montant et l’institution émettrice de la garantie de soumission ;
La durée de validité des offres ;
Et tout autre détail qu’il peut juger utile de faire connaître ;
La lettre de soumission et les bordereaux des prix seront paraphés par les membres de la CM.
NB : les offres reçues hors délai sont enregistrées et retournées non ouvertes.
Dès la fin des opérations d’ouverture des plis, le représentant de la CPM secrétaire de séance consigne toutes les informations lues à haute voix dans un PV signé par les membres de la commission des marchés présents et remis à tous les candidats ;
Les originaux des offres sont regroupés pour être conservés soigneusement jusqu’à la fin des opérations ;
Les copies des offres sont utilisées par les personnes chargées de l’évaluation ;
Aucune offre ne doit être rejetée lors de la séance d’ouverture des plis ;
Dès la fin des opérations d’ouverture des plis, une commission technique chargée d’évaluer les offres peut être désignée, sur proposition du Président de la commission des marchés.
NB : le quorum n’est pas exigé pour l’ouverture des plis. La présence du président et du rapporteur suffit pour procéder à l’ouverture.
V. Evaluation des offres⚓
L’évaluation des offres est la phase la plus délicate de la procédure de passation des Marchés. Elle s’opère en 4 étapes :
Examen préliminaire ;
Evaluation financière ;
Evaluation de la qualification ;
Proposition d’attribution provisoire.
L’évaluation se fait par la CM qui peut être assistée par des personnes ressources.
Seuls les critères d’évaluation énumérés dans le DAO seront pris en compte pendant l’évaluation.
1. Examen préliminaire⚓
a. Eligibilité du candidat
L’AC examine si le candidat satisfait les conditions :
Juridiques :
Faillite ;
Liquidation ;
Redressement ;
Condamnation pénale.
D’origines :
nationalités.
b. Recevabilité de l’offre
L’AC examine les offres pour s’assurer de :
La fourniture complète de tous les documents exigés.
L’inclusion dans l’offre des documents ci-après :
Le formulaire de soumission ;
Le bordereau des prix ;
Le pouvoir habilitant le signataire à engager le candidat ;
La garantie de soumission.
L’absence de l’un quelconque de ces documents entraine le rejet de l’offre.
c. Conformité de l’offre technique
L’AC analyse les offres pour s’assurer de leur :
Exhaustivité ;
conformité pour l’essentiel par rapport aux critères d’évaluation.
Les offres conformes pour l’essentiel techniquement sont admises pour examen détaillé (offres financières et critère de qualification).
2. Evaluation financière⚓
a. Examen détaillé de l’offre financière
L’examen détaillé consiste à évaluer l’offre financière en prenant en charge les aspects suivants :
Correction des erreurs ;
Modification et rabais ;
Ajustement pour omission ;
Ajustement pour évaluation ;
Marge de préférence ;
Offre anormalement basse ;
Classement des offres pour déterminer l’offre la moins disant.
b. Variantes
La prise en compte des variantes dans le classement des offres doit être expressément mentionnée dans les D.A.O.
Seule la variante du soumissionnaire ayant proposé l’offre de base évaluée conforme et moins disant pourra être prise en considération.
c. Offres jugées anormalement basses
L’AC peut estimer une offre anormalement basse par rapport à la réalité économique des prix. Le soumissionnaire visé est saisi obligatoirement par l’AC dans un délai maximum de cinq jours pour justifier ses prix par entre autres :
Adoption de procédés ou de solutions techniques plus économiques ;
Bénéfice de conditions exceptionnellement favorables pour les candidats concernés ;
Utilisation possible de ressources disponibles et inactives en faveur des candidats ; (Article 59.4);
A défaut de justification convaincante, l’AC s’arroge le droit de rejeter l’offre jugée anormalement basse.
3. Evaluation de la qualification⚓
L’évaluation de la qualification se fait exclusivement à partir des critères préalablement définis dans le DAO et qui pour l’essentiel concernent les points suivants :
Expérience ;
Capacité financière ;
Capacité technique ;
Moyens humains.
L’évaluation se fait suivant l’ordre de classement des candidats.
VI. Attribution du marché⚓
1. Attribution provisoire⚓
A l’issue de l’évaluation, le comité technique d’évaluation élabore le rapport d’évaluation technique avec une proposition d’attribution qu’il soumet à l’attention de la CM.
Au tour d’une réunion, en présence de la CPM, la CM examine le rapport ainsi que la proposition d’attribution qu’elle entérine ou rejette.
En cas d’adoption, la proposition est soumise à l’AC.
En cas de rejet, l’évaluation est reprise.
Au terme des travaux, la CPM dresse un PVA qu’il soumet à la sanction de l’AC.
L’AC peut approuver ou rejeter la proposition d’attribution provisoire.
L’AC peut approuver ou rejeter la proposition d’attribution provisoire.
En cas de rejet de la proposition, l’AC doit dans un délai maximum de trois jours adresser à la DCMP et à la CM le PVA et sa propre proposition motivée.
La proposition d’attribution approuvée est soumise à la DCMP pour avis.
En cas d’ANO, l’AC notifie la décision d’attribution aux soumissionnaires et publie l’Avis d’Attribution.
A l’absence de recours, l’AC invite l’attributaire à souscrire le marché.
Après l’obtention de l’attestation d’existence de crédit, le projet de marché est soumis à la DCMP pour avis juridique et technique si le seuil est atteint et/ou approuvé par l’autorité compétente et transmis à la DCMP pour immatriculation.
Le marché immatriculé est notifié au titulaire pour enregistrement.
Evaluation⚓
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