Unité 5 : GESTION DE L’EXECUTION DES MARCHES

• faiblesse des capacités;

• manque de transparence;

• non respect des procedures;

• mauvaise qualité des services rendus

• mauvaise utilisation des ressources financières disponibles

• mauvaise prevention des litiges

  -> Conséquences: non atteinte des objectifs du projet

• Délai d’execution important (>12 mois)

• Annoncé au DAO

• Appliqué à la hausse comme à la baisse

• main d’oeuvre

• matériel, matériaux et combustibles

• autres intrants

• REV = X + (a) T/To + (b) S/So + (c) F/Fo + ...

• REV : est le coefficient de révision qui s’appliquera à chaque paiement conformément aux modalités d’application et de révision.

• X : constitue la partie fixe non révisable des paiements et (a), (b), (c), etc. représentent les paramètres de pondération des indices des facteurs sujets à révision sur la base des valeurs des indices, T, S, F, etc. 

Le processus de mise en œuvre d’un marché comprend deux phases :

Du lancement du processus de passation à l’entrée en vigueur du marché (et non à la signature); la structure responsable de cette phase est la commission des marchés.

De l’entrée en vigueur du marché à la réception définitive ; la structure responsable est le maître d’ouvrage, ou le maître d’ouvrage délégué ou l’Unité de gestion du projet (la structure désignée dans le marché comme représentant le maître de l’ouvrage ou PRM).

Les Parties impliquées dans l’exécution d’un marché :

• Maître d’ouvrage ou le maître d’ouvrage délégué

• L’assistant MOD (AMO)

• Le maître d’œuvre

• L’organisme de contrôle

• Le titulaire du marché

• Les sous-traitants

• Acte d’engagement

• L’offre du co-contractant

• Cahier des clauses administratives générales et particulières et leurs annexes (modèles de garanties, bordereau des prix, etc. …)

• Cahier des clauses techniques générales et particulières (y compris les plans, les spécifications des fournitures, les essais, etc…)

• Respect des clauses administratives et financières

• Conformité des produits livrés/travaux exécutés

• Prévention des litiges liés à l’exécution du marché

Le contrôle de l’exécution d’un marché comprend deux aspects :

• L’aspect technique

• L’aspect administratif et financier.

• La vérification de la conformité de l’exécution par rapport aux descriptifs techniques et aux quantités prévues

• La constatation de l’exécution des prestations

• Le suivi et la gestion des délais

• Le suivi des prestations supplémentaires et complémentaires

• S’assurer que les prestations sont réellement exécutées selon les dispositions du marché

• S’assurer que les fournitures correspondent aux besoins commandés

• Nécessite l’organisation de certains contrôles de qualité (essais, épreuves, tests)

• Se traduit par des procès-verbaux pour certificats de conformité (vérification qualitative)

• Nécessaire pour la détermination des sommes dues

• Nécessite l’établissement des constats d’exécution, d’état d’avancement ou de procès-verbaux quantitatifs

• Assure que les prestations ou les livraisons sont réalisées dans les délais prescrits par le marché ou le bon de commande

• Garantit le Maître d’ouvrage de la livraison dans les délais de prestations commandées

• Permet en cas de retard imputable au titulaire du marché, d’appliquer des pénalités pour retard prévues par le marché (nécessité de planning pour les opérations complexes)

• Les prestations supplémentaires doivent pouvoir être rattachées à l’objet du marché

• Ne pas avoir été prévisibles au préalable

• Ne pas avoir pour effet de bouleverser l’économie du marché

• Ne pas avoir pour effet de limiter la concurrence

• Le montant cumulé des prestations supplémentaires ne doit pas dépasser 30 % du montant du marché principal, avenants compris

• L’augmentation ou la réduction de la masse des fournitures, services ou travaux excédant les variations maximales prévues par le dossier d'appel à la concurrence ;

• La réalisation de fournitures, services ou travaux non prévus au marché mais nécessaires à l’exécution de son objet, du fait de la survenance de sujétions imprévues.

Autres motifs d’avenant :

• Modification de clauses du marché initial, y compris les changements affectant l'autorité contractante ou ceux affectant la forme ou la structure juridique du titulaire peuvent également faire l’objet d’avenant

• Prolongation ou la réduction du délai d’exécution du marché initial

• Les prestations complètent ceux ayant fait l’objet d’un premier marché exécuté par le même titulaire

• Le marché initial a été passé selon la procédure d’appel d’offres 

• Le marché complémentaire ne porte que sur des fournitures, services ou travaux qui ne figurent pas dans le marché initial conclu mais qui sont devenues nécessaires, à la suite d’une circonstance imprévue et extérieure aux parties

• Les fournitures, services ou travaux ne peuvent être techniquement ou économiquement séparés du marché principal

• Le montant cumulé des marchés complémentaires ne doit pas dépasser un tiers du montant du marché principal, avenants compris

• Demander un devis au préalable

• S’assurer du juste prix des prestations complémentaires

• Vérifier les éléments du devis par rapport aux prix initiaux du marché

• S’assurer de la disponibilité financière pour les rémunérer

• Les prestations supplémentaires ou complémentaires doivent être autorisées préalablement à la signature de l’avenant ou du marché complémentaire

• Être introduites par voie d’avenant au marché ou marché complémentaire

• Faire l’objet d’un avis préalable si requis (revue par le Bailleur)

• Vérifier selon la nature des prestations supplémentaires s’il y a lieu de prolonger les délais

• S’assurer de l’importance et de la pertinence de la prorogation

• Inclure la prolongation dans l’avenant ou le marché complémentaire

• Le contrôle des aspects administratifs et financiers doit se faire à tout moment, même après la réception des fournitures ou des travaux

• Le gestionnaire du contrat devra porter une attention particulière à certains aspects

• Garanties exigées

• Assurances

• Conditions de règlement

• Pénalités de retard

• Travaux supplémentaires

• Avenants

• Réceptions

  Deux réceptions : l’une provisoire et l’autre définitive

• Conformité des produits (sans réserve majeures) avec le contrat

• Transfert de propriété et de tous les risques à l’Acheteur

• Main levée sur la garantie de bonne exécution

• Levée des réserves mineures

• Main levée sur la retenue de garantie

• Fin de tout lien contractuel entre le titulaire du marché et l’Acheteur

• Répondre à tout écrit émanant du titulaire du marché

• Respect des engagements de l’Acheteur

• Faire attention aux formalités à la charge de l’acheteur

• Privilégier le règlement à l’amiable des différends même si le titulaire est fautif

• Entreprendre une tentative de négociation directe entre les parties au marché (règlement à l’amiable)

• La prudence précitée ;

• La nécessité de veiller à l’exécution du marché de manière strictement conforme au contrat.

Une clause d’arbitrage n’est pas seulement un instrument visant à définir la procédure à suivre afin de régler les litiges. C’est un moyen de rappeler aux parties que si elles ne parviennent pas à résoudre leurs différends directement, la procédure d’arbitrage est à la disposition de la partie subissant un dommage, et peut lui assurer un recours dans un temps raisonnable.

La clause d’arbitrage devrait donc encourager les parties à coopérer avec diligence.

• Réclamations de l’Entreprise

• Rôle de la mission de contrôle/Directeur de projet

• Le traitement des réclamations et le règlement à l’amiable des litiges doivent être soumis au bailleur de fonds pour accord

• Formuler dans un mémoire les faits qui constituent un manquement aux obligations du marché

• Recours à des experts extérieurs

• Conciliation

• Arbitrage ou saisie des tribunaux

• Exigée dans tous les Appels d’Offres de fournitures, services ou travaux à l’exception des marchés de Prestation intellectuelle, à partir d’un seuil fixé par arrêté du MEF.

• Le montant, en valeur absolue, de la garantie est compris entre 1% et 3% de la valeur estimée du marché.

• Non exigée pour les marchés d’un montant inférieur aux seuils fixés par arrêté du Ministère chargé des Finances

• Arrêté MFB n°007120 du 23 mars 2023

• Seuils en dessous desquels il n’est pas requis de garantie de soumission :

  Fournitures et services autres que Prestations intellectuelles : 80 Millions F.CFA

  Travaux : 100 Millions F.CFA

• Sont dispensés de garantie de soumission, dans le cas de valeur de soumission inférieure ou égale à 50 000 000 FCFA, les groupements d’ouvriers, les coopératives ouvrières de production, les coopératives d’artistes, les organismes d’études, d’encadrement ou de financement agréés.

• Elle doit être totalement constituée à la signature du marché.

• Elle couvre toutes les réserves formulées à la réception provisoire des travaux, fournitures ou services ainsi que celles formulées pendant le délai de garantie, dans le cas des fournitures.

• Elle est constituée par un cautionnement égal au montant correspondant (5% du montant du marché).

• Le défaut de fourniture par le Candidat retenu, de la garantie de bonne exécution constitue un motif suffisant d’annulation de l’attribution du Marché et de saisie de la garantie de soumission. Auquel cas l’Autorité contractante pourra attribuer le Marché au Candidat dont l’offre est jugée substantiellement conforme au Dossier d’Appel d’Offres et évaluée la deuxième moins-disante, et qui possède les qualifications exigées pour exécuter le Marché.

• Le régime des garanties exigées des candidats et titulaires de marchés doit être précisé dans les cahiers de charges dans lequel les modèles sont fournis.

• La garantie de bonne exécution doit être totalement constituée à la signature du marché.

• En cas d’avenants, la garantie doit être revue à la hausse ou à la baisse dans les mêmes conditions que ci-dessus.

  La garantie de bonne exécution est libérée au moment du règlement du solde définitif.

  Sont dispensés de la garantie de bonne exécution, les marchés passés entre Établissements ou organismes soumis au contrôle de l’État.

• Les garanties doivent émaner d’organismes financiers agréés par le Ministre chargé des finances.

• La mainlevée, mettant fin à l’engagement des organismes financiers, ne peut être délivrée que par l’autorité contractante.

• En cas d’engagements particuliers, d’autres garanties peuvent être demandées éventuellement dans le cahier des charges.

• Seuils à partir desquels il est requis une garantie de bonne exécution :

• Arrêté MFB n°007121 du 23 mars 2023

• Lorsque le marché comporte un délai de garantie, la garantie de bonne exécution est augmentée d’un élément proportionnel aux acomptes reçus, appelé retenue de garantie.

• A la fin de l’exécution du marché, cette retenue de garantie peut être remplacée, au gré du titulaire du marché, par une garantie à première demande ou bien par une caution personnelle et solidaire qui, toutefois, ne peuvent être inférieures, en montant, à la garantie remplacée.

• La retenue de garantie (ou la caution, ou la garantie à première demande) est totalement libérée à la suite de la réception définitive des travaux, fournitures ou services, coïncidant avec la fin de la période de garantie.

• En cas de réserves notifiées au titulaire du marché ainsi qu’aux établissements ayant accordé leur caution ou leur garantie à première demande, les sûretés constituées ne seront libérées qu’après la levée des réserves (dûment constatée par P.V).

Elle couvre tous les désordres et imperfections, sauf ceux imputables à une usure normale ou causés par l’usage de l’ouvrage

Elle couvre, pendant une durée minimale de deux ans, les équipements qui ne sont pas indissociables de l’ouvrage (ex: des radiateurs, un tableau électrique, le système de chauffage d’une piscine, les portes d’un bâtiment).

Couvre les désordres les plus graves pouvant apparaître dans les dix ans qui suivent la réception des travaux. La garantie décennale nécessite un rapport circonstancié d’un bureau d’études spécialisé

• L’assurance de responsabilité civile

• L’assurance accidents du travail

• L’assurance couvrant les risques du chantier