LA REDACTION ADMINISTRATIVE

Le néologisme est un mot nouveau ou une acception nouvelle d’un mot déjà existant dans la langue. Autrement dit, c’est un mot nouvellement créé ou un mot en usage, mais employé dans un sens nouveau. Actuellement, un nombre important de néologismes sont introduits et circulent dans la langue française du fait de la mondialisation des échanges née du développement des relations internationales et des progrès scientifiques et techniques.

Certains néologismes dérivent du français et d’autres sont d’origine étrangère. Face à cet envahissement de la langue française, le bon rédacteur, soucieux de garder au langage sa pureté, devra user de bon sens et proscrire les néologismes chaque fois qu’il existe un mot correspondant à l’idée que l’on veut exprimer.

Ainsi, on évitera de dire ou d’écrire :

• exhaustif, pour complet ;

• émotionné, pour ému ;

• confusionné, pour confus ;

• solutionner, pour résoudre ;

• parution, pour publication ;

• ovationner, pour acclamer ;

• businessman, pour homme d’affaires ;

• boom, pour saut, etc.

Cependant, l’on ne saurait se passer, sans inconvénient, des mots nouveaux que le progrès impose et qui répondent à un besoin réel : défi, opérationnel, jogging, média, départementaliser, municipaliser, unidimensionnel, management, informatique, automatisation, etc.

Le barbarisme est une faute qui consiste à employer dans le langage des mots inexistants ou déformés. Il est donc fortement déconseillé d’utiliser dans la rédaction, particulièrement, des mots forgés ou altérés.

On le voit, le recours fréquent à un bon dictionnaire est fort utile pour savoir comment les mots s’écrivent et pour connaître leur sens exact. Il ne faut donc pas s’en priver si l’on veut bien rédiger.

Le contresens est le fait de donner à un mot une interprétation erronée, c’est-à-dire l’employer avec une signification inexacte, ou lui donner un sens contraire au sens naturel, comme par exemple :

1. Achalandé dans le sens de « approvisionné» ou qui regorge de marchandises, alors que le sens réel est « avoir beaucoup de clients » (le mot client étant dérivé de chaland qui, dans l’ancien français, désignait l’acheteur habituel).

2. Instruire dans le sens de donner des instructions, des directives ou des injonctions, alors que les sens réels sont :

3. • Transmettre un savoir, donner des leçons;

   • Constituer un dossier, étudier, enquêter,

   • (S’instruire) Se former, se perfectionner, se cultiver. Un quatrième sens que l’on retrouve dans certains dictionnaires, mais que l’Académie ne semble pas encore avoir intégré, est d’un emploi courant et donne ceci :

4. « Présenter aux acteurs concernés, des informations ou des directives relatives à une opération avant le début de celle-ci »

5. En attendant que ce sens nouveau soit consacré par l’usage, il est fortement recommandé de préférer recourir à des expressions telles que : « Donner des consignes » « Donner des instructions »

6. Ingambe dans le sens de « invalide », alors que le sens réel c’est « être bien en jambes ». Un vieillard encore ingambe est un vieil homme qui a encore les jambes lestes.

7. Parler du fond de l’abîme alors que l’abîme est par définition sans fond.

8. Avoir la portion congrue dans le sens d’avoir la plus petite part comme on le croit souvent alors que cela veut dire avoir le juste nécessaire, pas plus, à peine suffisant.

9. Faire un périple à l’intérieur du Sénégal alors que le périple est une navigation, un voyage autour de la mer ou autour des côtes d’un pays.

10. Un appartement somptuaire dans le sens de luxueux. Ne pas confondre avec somptueux (d’une grande richesse), synonyme de éclatant, magnifique. Somptuaire veut dire qui a rapport à la dépense avec une idée de restriction. (Lois somptuaires : lois qui réduisent le luxe et la dépense).

11. Il est installé depuis une décade dans le sens d’une période de dix ans, sens blâmé par certains qui lui préfèrent décennie (terme que l’Académie n’a pas encore adopté). Le sens réel de décade est plutôt une période de dix jours dans le calendrier grec : le mois grec étant divisé en trois décades.

12. Naguère ne doit pas être utilisé dans le sens de jadis. Naguère veut en effet dire « il y a peu de temps », « tout récemment », ou « il n’y a pas longtemps », alors que jadis signifie « autrefois », « il y a très longtemps ».

13. Il conduit une rutilante voiture dans le sens de « qui brille d’un vif éclat » (sens que certains grammairiens déconseillent), alors que rutilante signifie qui brille d’un rouge éclatant ou ardent.

14. Les réjouissances d’antan dans le sens de l’année d’avant, l’année dernière (désuet) alors que d’antan veut dire autrefois, anciennement, dans le temps.

Le pléonasme est une faute qui consiste à répéter, inconsciemment ou volontairement, des mots ayant le même sens alors qu’un seul suffit. Quand la faute est commise inconsciemment, cela procède le plus souvent du fait que le sens du mot principal ou son étymologie échappe à celui qui l’emploi.

Exemples :

Une secousse sismique : Le mot sismique renvoie au tremblement de terre et contient l’idée de secousse. Il faut plutôt dire secousse tellurique ou phénomène sismique.

Sortir les bagages dehors : Dans sortir il y’a l’idée de passer du dedans au dehors. Le mot « dehors » est donc superflu.

Une panacée universelle : Panacée est par définition un remède prétendu universel contre les maux. Dans ce cas le mot « universelle » devient inutile.

Le chat est monté en haut : Ici, « monté » exprime l’action d’atteindre un niveau plus élevé, donc plus haut. Le mot « haut » est alors superflu.

Mais, parfois, le pléonasme peut être une figure de style, un procédé littéraire, lorsqu’il est employé volontairement pour renforcer l’idée que l’on veut exprimer. C’est ce qui explique que certains pléonasmes soient passés dans l’usage.

Exemples :

• Je l’ai entendu de mes propres oreilles.

• Je l’ai vu de mes yeux.

• Il faut applaudir des deux mains.

• Saupoudrer de sel un repas.

• Etc.

Cependant, certains pléonasmes considérés comme vicieux, par ce qu’ils n’ajoutent rien à la force du discours, sont à éviter. Il en va ainsi des expressions suivantes :

• Achever complètement

• Abolir totalement

• Collaborer ensemble

• S’entraider mutuellement

• Prévoir d’avance

• Rentrer à nouveau

• Pleurer avec les yeux, etc

Le solécisme est une faute grammaticale qui porte sur la construction de la phrase et non sur un seul mot. Plusieurs solécismes laissent planer une certaine ambiguïté, une certaine équivoque sur le sens des phrases qui, bien que grammaticalement correctes, présentent une construction qui laisse à désirer. On s’efforcera d’éviter des constructions de phrases de cette nature.

On ne dira ou n’écrira pas :

• Le professeur expliqua longuement à l’élève ce qu’il devait faire.

• Le gendarme a frappé le voleur avec une telle violence qu’il en est mort.

• Chaque fois que Balla retrouve Ali, il feint d’oublier l’argent qu’il lui a prêté.

On dira ou écrira plutôt :

• Le professeur expliqua longuement à l’élève ce que ce dernier devait faire.

• Le gendarme a frappé le voleur avec une telle violence que celui-ci en est mort.

• Chaque fois que Balla retrouve Ali, il feint d’oublier l’argent que celui-ci lui doit.

D’autres solécismes procèdent d’erreurs sur la construction des verbes.

Le participe est la forme adjective du verbe et comme son nom l’indique, il ‘‘participe’’ de la nature du verbe et de celle de l’adjectif.

C’est-à-dire qu’il peut être vu tantôt comme forme verbale, tantôt comme pur adjectif. Comme verbe, il admet les compléments d’objet et les compléments circonstanciels.

Comme adjectif, il peut servir d’épithète ou d’attribut et, dans ce cas, il subit les variations en genre et en nombre.

Il existe deux sortes de participes.

L’article doit être répété devant chaque nom d’une énumération.

• Les anciens et les nouveaux élèves de l’établissement.

• Les bons et les mauvais amis du Roi.

• Les hommes et les femmes d’une même tribu.

• Les grands et les petits ne peuvent pas aller ensemble.

• Etc..

Font cependant exception à cette règle, un certain nombre d’expressions consacrées par l’usage et dont les éléments forment un tout et pour lesquelles l’article n’est pas répété, comme :

Exemples :

les us et coutumes, les Ponts et Chaussées, les frères et sœurs, les officiers, sous officiers et soldats, les allées et venues, les faits et gestes, les bons et loyaux services, etc.

L’article n’est pas répété, non plus, devant deux qualificatifs se rapportant à la même personne, comme le juste et pieux Louis IX ; le fidèle et discret Magamou ; le bon et honnête Saloli.

Le comparatif est un degré de signification, de comparaison des adjectifs et des adverbes de manière, exprimant une idée d’évaluation par rapport à un point de comparaison, ou une idée de supériorité indépendante de toute comparaison. Il indique une qualité égale, supérieure ou inférieure.

On distingue le comparatif d’égalité, le comparatif de supériorité et le comparatif d’infériorité : Saliou est aussi savant que Paul, plus savant que Moussa et moins savant que Louis.

Le comparatif s’exprime donc au moyen des adverbes aussi, plus, moins, placés devant l’adjectif.

S’agissant des comparatifs, il faut faire attention à l’utilisation de PIRE qui signifie plus mauvais et PIS qui veut dire plus mal.

En effet :

• PIRE est un comparatif alors que MAUVAIS est un adjectif.

• PIS est un comparatif tandis que MAL est un adverbe.

La négation est l’action de nier. Elle s’exprime le plus souvent par un adverbe de négation qui sert à nier, comme NON, forme accentuée et NE, forme atone.

Dans les réponses, particulièrement, NON a la valeur d’une proposition représentant de façon négative une idée, exemple :

- Vendez - vous ? - Non !

Mais un mot ou un groupe de mots souvent nié par NON s’oppose à un autre mot ou groupe de mots de même fonction que le premier mot ou groupe de mots, exemple :

- Choisissez l’honneur et NON le succès.

La négation ordinaire NE, se trouve, elle, généralement accompagnée d’un des mots PAS, POINT, AUCUN, JAMAIS, GUERE, NUL, RIEN, PERSONNE,

Exemples :

• Il ne marche pas.

• Tu ne tueras point

• Je ne bois jamais

• etc.

Mais, ces mots ou expressions qui, primitivement avaient un sens positif, ont pu, par contagion, se charger d’un sens négatif et devenir aptes à exprimer eux mêmes une idée négative.

Dans le langage du XVII siècle, ces mots ont pris une telle valeur de négation qu’on a pu les employer sans la particule « NE ».

Exemple :

« Fit- il pas mieux que de se plaindre ? » (La Fontaine)

De nos jours, on les emploie encore ainsi dans certaines expressions :

• Pas question qu’ils viennent.

• Pas de doute que l’inculpé soit coupable.

• Pas de danger qu’ils reviennent à la charge.

Mais d’une manière générale, ces mots ou expressions doivent obligatoirement s’employer avec la négation NE. On remarquera, d’ailleurs, que l’emploi de la négation donne lieu à des fautes si fréquentes qu’il convient de lui porter une attention toute particulière, notamment dans le langage écrit.

Les expressions populaires et fautives suivantes sont à éviter :

C’est pas rien - Des interventions pas très louables - Il viendra pas.

Il faut plutôt dire :

Ce n’est pas rien - Des interventions qui ne sont pas très louables - Il ne viendra pas.

On évitera aussi de dire :

Je n’ai pas dit que cela - Il ne pense pas qu’à lui - Nous n’avons pas que des ennemis.

Mais on dira plutôt :

Je n’ai pas dit seulement cela - Il ne pense pas seulement à lui - Nous n’avons pas uniquement des ennemis.

On ne dira pas non plus :

Il faut les alimenter pour ne pas qu’ils maigrissent.

Il a été copieusement corrigé pour ne pas qu’il récidive.

Mais on dira :

Il faut les alimenter pour qu’ils ne maigrissent pas.

Il a été copieusement corrigé pour qu’il ne récidive pas.

Remarque : Il faut se garder, en écrivant, d’omettre « n’» après « on » dans des phrases telles que

On a fait plusieurs promesses, mais on n’en a tenu aucune.

On n’a rien sans peine.

Il faut aussi noter que deux négations équivalent à une affirmation,

Exemple :

Vous n’êtes pas sans savoir. (Expression voulant dire : vous savez).

La majuscule est une lettre capitale un peu plus grande que les autres et de forme différente. Son emploi est délicat dans un grand nombre de cas et ne met toujours pas d’accord tous les auteurs.

Par exemple, Maurice GREVISSE fait remarquer que l’Académie française écrit « moyen âge » avec des minuscules et sans trait d’union, mais que plus d’un auteur écrit : Moyen - Âge ou Moyen Âge ou encore moyen - âge.

Faut-il alors suivre l’Académie ? En tout cas elle n’est pas toujours conséquente avec elle-même parce qu’elle écrit tantôt « la semaine sainte », tantôt « la Semaine Sainte ».

Au Sénégal, l’emploi des majuscules dans les textes administratifs de toute nature est réglementé par le décret n°75-1027 du 10 octobre 1975, modifié par le décret n°80-770 du 24 juillet 1980, et dont les dispositions sont rappelées ou expliquées par diverses circulaires, notes et lettres de la Présidence de la République et de la Primature.

On retiendra de ces différents textes quelques indications qu’il convient de mentionner, ici, mais qui ne reflètent pas, toutefois, tous les problèmes que posent les majuscules.

« La ponctuation est l’art d’indiquer dans le discours écrit, par le moyen de signes conventionnels, soit les pauses à faire dans la lecture, soit certaines modifications mélodiques du débit, soit certains changements de registre dans la voix». Son importance dans la rédaction est primordiale, car, c’est par elle, en effet, que l’on structure les phases et qu’on leur donne tout leur sens. Cette évidence est mise en valeur par les exemples suivants et dans lesquels la position des signes de ponctuation donne des sens différents aux phrases.

Premier exemple :

L’élève, dit le maître, est stupide. (Ici, c’est l’élève qui est stupide).

L’élève dit : le maître est stupide. (Là, c’est le maître qui est stupide).

Deuxième exemple :

Je vous recevrai volontiers si nécessaire ; préciser la date. (Ici, nécessaire est lié à l’audience qui n’est pas ferme). - Je vous recevrai volontiers ; si nécessaire préciser la date. (Là, nécessaire est lié à la date).

Troisième exemple :

Messieurs les Anglais, tirez les premiers ! (Ici, c’est une singulière et dangereuse courtoisie).

Messieurs ! les Anglais ! tirez les premiers ! (Là, c’est un ordre prudent et sage).

Quatrième exemple :

Pendez pas, gracié. (là, le prisonnier n’est pas pendu, donc sauvé).

Pendez, pas gracié. (Ici, le prisonnier est pendu, donc exécuté).

La ponctuation est donc un élément de clarté qui permet de saisir l’ordre, la liaison, les rapports des idées. Il ne faut pas la négliger, car, elle est la respiration de la phrase.

Les signes de ponctuation ou signes syntaxiques sont : le point, le point d’interrogation, le point d’exclamation, la virgule, le point-virgule, les deux points, les points de suspension, les parenthèses, les crochets, les guillemets, le tiret.

Le point marque la fin d’une phrase qui correspond à l’achèvement du développement d’une idée. Il indique également un repos relativement long de la voix. Il se place aussi après un mot écrit en abrégé : M. (pour Monsieur) - MM. (pour Messieurs) - Etc. (pour Et cetera) - Chap.II (pour chapitre II) - P.95 (pour page 95).

Comme son nom l’indique, le point d’interrogation termine les phrases ou les membres de phrases exprimant une interrogation directe.

• Savez-vous lire le français ?

• N’y suis-je point encore ?

• Est-ce assez ?

Quand une phrase interrogative est suivie d’une incise (dit-il, répondit-il, demande-til, etc.) le point d’interrogation se place immédiatement après la phrase interrogative.

Vous iriez voir mon fils ? dit-il d’une voix presque inaudible. Combien de temps ? me demande-t-il, pour aller de Dakar à Thiès.

Il faut noter que l’interrogation indirecte n’est jamais suivie du point d’interrogation,

Exemples :

• Nous ne savons pas de quoi demain sera fait.

• Pilate demandait ce qu’était la vértié.

Le point d’exclamation termine les phrases exclamatives et se place après les interjections qui peuvent être :

Une simple interjection : Hélas !, Holà !, Ô !, Ah !, Oh !, etc.

J’ai souffert, hélas ! tous ces maux. - Oh ! la canaille.

Holà ! doucement donc. - Hélas ! on travaille demain.

Dans ces phrases, le complément circonstanciel a été placé avant les compléments d’objet, et non à la fin. Dans le premier exemple, il est suivi d’une virgule et dans le deuxième il est mis entre deux virgules.

Deuxième règle : Lorsque des mots ou groupes de mots qui remplissent la même fonction sont juxtaposés, ils sont séparés par une ou des virgules.

Exemple :

« Paul a donné une mangue à Soukeyna hier soir, à 18 heures ».

Dans cette phrase, les groupes de mots « hier soir » et « à 18 heures » remplissent tous deux la même fonction, celle de complément circonstanciel de temps. Ils doivent, de ce fait, être séparés par une virgule. Il existe aussi plusieurs autres possibilités d’employer la virgule.

Dans une proposition, la virgule s’emploie :

1° En général, pour séparer les éléments semblables (sujets, compléments, épithètes, attributs) non unis par une conjonction de coordination :

• Les honneurs, les richesses, les plaisirs nous rendent-ils pleinement heureux ?

• Il avait appris seul à nager, à plonger, à lancer le trident.

• La charité est douce, patiente, bienfaisante.

• On aime la compagnie d’un homme bon, juste, affable.

2° Pour isoler les mots qui forment pléonasme ou répétition :

• Rompez, rompez tout pacte avec les méchants.

• Je vous assure, moi, que cela est vrai.

3° Pour isoler les mots mis en apostrophe :

• C’est à vous, mon frère, que ce discours s’adresse.

Dans un groupe de propositions, la virgule s’emploie :

1° En général, pour séparer plusieurs propositions de même nature non unies par une conjonction de coordination :

Une locution interjective : Eh bien ! Juste ciel ! Eh quoi ! - Eh bien ! j’ai glissé. - Juste ciel ! voila le patron. Eh quoi ! Que faut-il ?

Une proposition :

Mais alors, on perd nos heures supplémentaires ! - Vous oseriez renier votre parole !

La virgule marque une pause de peu de durée, plus courte que celle marquée par le point et le point-virgule. En ce qui concerne son emploi, il convient de rappeler, ici, deux règles essentielles.

1° Quand l’ordre des mots n’est pas respecté dans la phrase, on met entre virgules les groupes de mots qui ne sont pas à leur place normale, étant entendu que l’ordre des mots, déterminé par leur fonction, est normalement le suivant : sujet, verbe, complément d’objet direct, complément d’objet indirect, complément circonstanciel.

Exemple :

« Paul a donné une mangue à Soukeyna hier soir ».

Dans cette phrase, l’ordre des mots est respecté : sujet (Paul), verbe (a donné), complément d’objet direct (une mangue), complément d’objet indirect (à Soukeyna), complément circonstanciel (hier soir). Aucune virgule n’est donc nécessaire.

Mais si les mots (et les fonctions qu’ils occupent) ne sont pas à leur place habituelle, alors là, il en va autrement

Exemples :

• « Hier soir, Paul a donné une mangue à Soukeyna ».

• « Paul, hier soir, a donné une mangue à Soukeyna ».

• On monte, on descend, on débarque les marchandises.

• Il y a des gens qui cachent leurs passions, qui entendent leurs intérêts, qui y sacrifient beaucoup de choses, qui s’appliquent à grossir leur fortune.

2° Avant les propositions introduites par les conjonctions de coordination autres que ou, ni, et : - Il est fort honnête homme, mais il est un peu brutal. - Je pense, donc je suis. - Il ne faut pas faire telle chose, car Dieu le défend.

3° Avant les propositions circonstancielles ayant une valeur simplement explicative - Je le veux bien, puisque vous le voulez.

4° Pour marquer l’ellipse d’un verbe ou d’un mot énoncé dans une proposition précédente : - Les grands yeux étaient éteints et mornes, les paupières, striées de rides, les commissures des narines, marquées de plis profonds.

Remarque :

La liste des possibilités d’emploi de la virgule est loin d’être complète. L’essentiel est de retenir que la virgule est nécessaire si une pause rend la phrase plus claire et qu’elle est déconseillée si aucune équivoque n’est à craindre et si aucune pause n’est indispensable.

Le point-virgule marque une pause de moyenne durée.

Il s’emploie : Pour séparer, dans une phrase, les parties dont une au moins est déjà subdivisée par la virgule :

« Le devoir du chef est de commander ; celui du subordonné, d’obéir. »

Pour séparer des propositions de même nature qui ont une certaine étendue :

« Ce que nous savons, c’est une goutte d’eau ; ce que nous ignorons, c’est l’océan. »

D’une manière générale, le point-virgule n’est pas à recommander, mais il peut être utile, même indispensable, pour séparer les éléments des phrases narratives ou descriptives ou les accumulations successives d’une période oratoire se rapportant à une même idée .

Les deux points marquent la fin d’une phrase suivie d’une autre phrase qui doit l’expliquer ou la compléter. Ils s’emploient donc :

1° Pour annoncer une énumération, une citation, une sentence, une maxime, un discours direct, ou parfois indirect :

• Le seau de lait tombe : adieu, veau, vache, cochon, couvée.

• Elle lui dit : « Je passerai la mer ».

2° Pour annoncer l’analyse, l’explication, la cause, la conséquence, la synthèse de ce qui précède :

• Je finis cependant par découvrir trois documents : deux imprimés, un manuscrit.

• Ce ne sont pas des idées que je leur demande : leurs idées sont le plus souvent fumeuses.

Les deux points peuvent aussi servir à économiser des mots comme parce que, car, puisque. Ils sont commodes pour couper une phrase longue.

Exemple : -

« Je n’irai pas chez vous demain : je pars ce soir pour Kolda ».

La phrase initiale était :

« Je n’irai pas chez vous demain, parce que je pars ce soir pour Kolda ».

Les points de suspension indiquent que la phrase pourrait se poursuivre ; ils marquent également une suspension volontaire ou une lacune dans le texte. Ils peuvent indiquer que l’expression de la pensée reste incomplète pour quelque raison d’ordre affectif ou autre :

• Il est follement heureux chez vous…

• Il me parle de votre mère…

• Tenez, il faut que vous lisiez…

Ils peuvent aussi marquer une pause destinée à mettre en valeur le caractère de ce qu’on ajoute :

• L’abbé Martin était curé… de Ngazobil.

• Cette publication mensuelle paraissait… quelque fois.

Les livres recommandés par… les autres, sont rarement à votre goût.

Parfois, les points de suspension indiquent simplement le prolongement inexprimé de la pensée :

• C’est à partir de Bakel que je voudrais remonter le fleuve Sénégal… -

• Toi et moi, dit-elle, c’est de l’histoire ancienne. Je n’arrive plus à y croire. Et pourtant…

Les parenthèses servent à isoler une explication, une référence, une digression qu’on ne veut pas mélanger au texte principal. Elles s’emploient pour intercaler dans la phrase quelque indication, quelque réflexion non indispensable au sens, et dont on ne juge pas opportun de faire une phrase distincte :

« Il y a de Balzac (brochure de H. Fabre, p. 124) une lettre sur la jeunesse qui ne respecte rien, ne coupe pas les têtes, mais les ravale. »

Les crochets servent au même usage que les parenthèses, mais sont moins usités. Ils sont surtout employés pour isoler une indication qui contient déjà des parenthèses : « Chateaubriand s’est fait l’apologiste du christianisme [cf. génie du christianisme (1802)]. »

Les guillemets s’emploient au commencement et à la fin d’une citation, d’un discours direct, d’une locution étrangère au vocabulaire ou sur laquelle on veut attirer l’attention : -

• Pour Musset, comme pour la plupart des romantiques, la souffrance est une valeur formative : « L’homme est un apprenti, la douleur est son maître et nul ne se connaît tant qu’il n’a pas souffert ».

Les guillemets servent également à souligner un mot ou une expression que l’auteur estime impropre ou vulgaire, technique, etc.

• Les périodes dites « vacances » n’étaient pas pour moi vacances.

• L’accusé déclara qu’il « travaillait » le plus souvent dans le cambriolage et dans le vol à main armée.

Dans le passage guillemeté, on se contente ordinairement de placer les guillemets au commencement de chaque alinéa et à la fin du dernier ; parfois, on met les guillemets au commencement de chaque ligne ou de chaque vers (1) . Si le passage guillemeté, considéré isolément, demande après lui, un signe de ponctuation, celui-ci se place avant les derniers guillemets :

• Il demanda : « Que faites-vous ici ? » Je répondis : « J’attends le départ.»

• Quand les voleurs avaient disparu sans laisser de traces, il opinait : « On les aura ! ».

Sinon, la ponctuation se place après les derniers guillemets :

• Ne s’est-il pas moqué de la « boutique romantique » ?

• Quel homme que ce « Père la Victoire » !

Remarque :

Dans le langage parlé, quand on s’adresse à un auditoire ou au public, par exemple, si l’on vient à citer un texte, on marque le début par je cite, formule remplaçant les guillemets ouvrants, et on le clôt par fin de citation, remplaçant les guillemets fermants.

Le tiret est un petit trait horizontal qui, dans un dialogue, indique les changements d’interlocuteur :

• Qu’est-ce que c’est, dit-il ?

• Rien, Monsieur !

• Quoi rien ?

• Peu de chose, Monsieur.

Le tiret se met aussi, de la même manière que les parenthèses, avant et après une proposition, un membre de phrase, une expression ou un mot, qu’on veut séparer du contexte pour les mettre en valeur

• Il me fallut plusieurs jours de travail - et de travail soigné, utile - pour me faire une raison.

• Il ne pouvait être question de sanctionner négativement ces élèves - irréprochables - qui n’ont commis aucune faute.

Parfois, le tiret se place après une virgule pour marquer plus fortement la séparation, comme si l’on estimait que cette virgule indiquait trop faiblement cette séparation.

Exemple :

Nous savons aussi qu’une grande nation est, d’abord, - oh ! ne nous lassons pas de le répéter, - une nation capable de produire de grands hommes. (G. DUHAMEL, Tribulations de l’espérance).

Elles renforcent le caractère officiel de la lettre. Ce sont : l’en-tête, la suscription, le sous-couvert et la signature.

a1. L’en-tête :

Il est généralement imprimé et figure au Sénégal, en haut et à gauche de la 1 re page ; il comprend deux parties : l’appellation de l’Etat et le timbre.

L’appellation de l’Etat : Elle figure sur une seule ligne et s’écrit en majuscules. Elle est souvent suivie de la devise nationale placée en dessous comme c’est le cas au Sénégal. Elle figure sur la plupart des documents administratifs, notamment sur les lettres émanant des autorités administratives. Son absence n’enlève pas à la lettre sa qualité. Ce qui est rare au Sénégal.

Le timbre : Il constitue l’essentiel de l’en-tête imprimé et permet l’identification du service émetteur du document. Il doit indiquer avec précision, l’origine du document, en respectant la hiérarchie des services. Il sera donc plus ou moins long selon la position, dans la hiérarchie, du service émetteur.

Dans certains cas et en l’absence de toute délégation, des documents peuvent être signés par ordre (P.O.) par un collaborateur à la place de l’autorité responsable. Cette possibilité ne peut être offerte que pour des correspondances courantes, lorsque le titulaire est momentanément empêché et en vertu d’instructions écrites ou verbales de celui-ci. Elle est alors normalement limitée à un objet précis et à un temps très court.

Ce sont les mentions qui servent à individualiser le document pour le distinguer des autres documents de même origine, afin d’en faciliter le contrôle, le classement et la recherche ultérieure. Leur utilité vaut aussi bien pour le service émetteur qui en conserve les doubles, que pour le service destinataire qui classe l’original. Elles sont au nombre de quatre (04) : le numéro d’enregistrement, l’origine et la date, les initiales du rédacteur et de la secrétaire et l’objet.

Elles deviennent très utiles lorsque se présente le cas particulier auquel chacune d’elles correspond.

a1. La référence

Si la mention de la référence se justifie, elle s'impose alors. Son utilité est de rappeler le document, l’entretien ou l’événement antérieur auquel se réfère la lettre. Elle permet de relier la lettre à ses antécédents et en facilite les recherches.

On peut alors dire que si la lettre que l’on envoie constitue une initiative nouvelle, sans antécédent particulier, il n’y aura donc pas à citer de référence. La référence se place immédiatement en dessous de l’objet et comporte, selon le cas, les informations suivantes :

• Le numéro et la date de la correspondance ;

• La date de la conversation ou de la communication ;

• Le numéro du dossier cité ;

• Le numéro et la date du texte législatif ou réglementaire cité.

a2. Les pièces jointes

Elles constituent une mention qui attire l’attention du destinataire sur les documents annexés à la lettre. La place habituelle de la mention est en bas et à gauche de la page si cette place n’est pas déjà occupée par les ampliations.

Si c’est le cas, elle est déplacée en haut, à gauche, sous la référence. Elle comporte soit le nombre de pièces soit leur désignation succincte. Sa formulation en toutes lettres est plus courtoise et plus correcte que l’abréviation par les initiales PJ ; sa place normale, s’il n’y a pas ‘’Ampliation’’ en bas comme est indiquée comme ci-dessous

a3. Les ampliations

Le terme « ampliation » renvoie à une mention classée parmi les mentions d’identification occasionnelles circonstancielles des documents administratifs. En rédaction administrative, la mention « ampliation » se justifie lorsque des copies conformes à l’original sont signées et adressées à un ou à d’autres services ou à une ou à d’autres personnes que le destinataire principal du document.

Dans ce cas, mention de ces destinataires particuliers ou « ampliataires » doit être faite sur la lettre elle-même, avec éventuellement, la justification de l’ampliation. Si le document comporte plusieurs pages, la mention figurera alors sur la dernière page. Elle peut revêtir la forme d’une liste indiquant les noms ou la qualité des différents « ampliataires ».

L’indication de la mention sert à informer le destinataire principal de la lettre que celle-ci est également communiquée à un ou à d’autres services ou à une ou à d’autres personnes pour une raison précise.

Elles sont utilisées sur certaines lettres en des occasions particulières et peuvent être classées en trois groupes.

b1. Les mentions pour attirer l’attention du destinataire

On peut en examiner quatre : deux sont portées en majuscules et deux en minuscules.

La mention « URGENT » est portée sous le timbre en majuscules soit dactylographiée, soit apposée au tampon. Elle signale au destinataire que l’affaire dont il s’agit doit être traitée sans retard. En conséquence, un document qui porte cette mention doit avoir un traitement diligent, différent de celui réservé aux autres documents.

La mention « RAPPEL» aussi est portée en lettres majuscules ou apposée au tampon sous le timbre. Elle rappelle au destinataire qu’il n’a pas encore fait suite à une précédente lettre relative à la même affaire

Face à certaines négligences des agents, il est parfois nécessaire de multiplier les rappels et dans ce cas la mention se transforme en « 2 e RAPPEL », « 3 e RAPPEL » ou « DERNIER RAPPEL ». Mais dans tous les cas la lettre de rappel est toujours préférable au simple envoi d’une copie de la lettre restée sans suite avec seulement l’apposition de la mention « RAPPEL ». La mention « A l’attention de … » est portée en lettres minuscules sous la suscription lorsque l’agent chargé du traitement de l’affaire est nominativement connu. Elle accélère la transmission du courrier à l’intérieur du service destinataire. Le procédé existe, comme indiqué ci-dessous, mais n’est pas courant dans l’Administration sénégalaise.

La mention « Vu et transmis le… » est, en principe, portée en lettres minuscules, soit dactylographiée, soit au tampon, soit manuscrite, dans la marge gauche de la lettre, en regard du corps de celle- ci. Elle est suivie de la signature ou du paraphe de l’autorité qui l’a portée et indique que cette dernière qui est concernée par la transmission hiérarchique a pris connaissance du document transitant sous son couvert.

L’autorité qui porte cette mention peut ajouter un avis, favorable ou défavorable, mais ne peut, en aucun cas, arrêter la correspondance

b2. Les mentions relatives à la protection du document

Toute correspondance administrative mérite discrétion et aucune indiscrétion ne doit être commise à son sujet ni par l’expéditeur ni par le destinataire. Certains documents administratifs doivent être protégés plus que d’autres en raison de la sensibilité des informations qu’ils contiennent. C’est pourquoi ils portent des mentions qui indiquent le degré de leur protection.

Ces mentions sont : CONFIDENTIEL, SECRET et TRES SECRET (20) . Le rédacteur d’un document administratif n’en est pas toujours le signataire et plusieurs personnes peuvent intervenir dans l’acheminement du courrier, tant au niveau du service expéditeur qu’à celui du service destinataire.

C’est ce qui justifie l’utilisation de ces mentions qui exigent une stricte discrétion de la part des agents entre les mains desquels passe le courrier. Ces mentions sont portées en majuscules ou au tampon sur le document et sur l’enveloppe et leur utilisation fait l’objet d’une réglementation stricte.

b3. Les mentions relatives à l’acheminement postal

On peut les retrouver aussi bien sur les lettres personnelles que sur les lettres entre services. Elles sont portées en majuscules sous le timbre et sur l’enveloppe. Elles sont au nombre de trois et sont destinées à attirer l’attention des services d’acheminement du courrier sur le soin particulier qu’il convient d’accorder au traitement des plis ou colis qui les portent.

La mention « RECOMMANDE »

Elle est utilisée si l’expéditeur veut que le pli soit remis au destinataire en main propre. Les formalités qu’entraine cette mention constituent un moyen de prouver qu’un courrier a été réellement expédié et bien reçu. Ces formalités sont :

• payement d’une taxe à l’enregistrement ;

• remise à l’expéditeur d’un récépissé portant le cachet de la poste et la date d’expédition (également apposés sur la lettre) et faisant foi de l’expédition ;

• remise de la lettre au destinataire contre un émargement dans un registre spécial présenté par le livreur qui est la preuve de la livraison (réception). Cette mention est préférable chaque fois qu’il y a lieu d’éviter toute contestation pour la notification d’une mesure importante.

La mention « RECOMMANDE AVEC ACCUSE DE RECEPTION » Elle est utilisée lorsqu’on veut que le service des postes renvoie à l’expéditeur la carte d’accompagnement signée et datée par le destinataire à la réception. On a ainsi la preuve indéniable de la réception du courrier.

La mention « EXPRESS » Elle est utilisée lorsqu’il y a urgence avérée pour l’acheminement de la lettre. Un pli qui porte cette mention est remis au destinataire dès réception par le service postal du lieu d’arrivée, même en dehors des heures habituelles de distribution du courrier.

C’est la manière dont le destinataire est interpelé ou traité au début de la lettre. Lorsque celui-ci est un simple particulier ou un subordonné, on dira, selon le cas :

• Monsieur

• Madame

• Mademoiselle

Mais pour les personnes privées, les particuliers, comme pour l’Administration, notamment pour les autorités, il est d’usage de donner aux correspondants leur titre ou leur fonction comme suit :

• Madame le Ministre

• Monsieur le Président

• Monsieur le Secrétaire général

• Madame la Députée

• Madame le Préfet

• Maître

• Monsieur le Cardinal

• Etc.

Lorsqu’il s’agit d’un égal ou lorsqu’il existe des liens d’amitié, d’affecction ou de confraternité professionnelle on dira :

• Mon cher ami

• Ma chère Fatima

• Chère madame et collègue

• Monsieur le Préfet et cher collègue

• Madame la Directrice générale et chère amie

La formule d’appel se place, généralement, un peu au-dessus de la moitié de la feuille, un peu décalée, par rapport à la marge gauche, vers la droite. Elle commence la lettre.

Le traitement est une autre manière de traiter, dans le corps d'une lettre ou dans un discours, la personne à qui l'on s'adresse. Il ne faut pas confondre la formule d'appel et le traitement et les utiliser indifféremment. La règle est que le traitement ne doit être employé que dans le corps de la lettre ou du discours et non en formule d'appel.

S'agissant de très hautes personnalités comme les chefs d'Etat, les ministres, les ambassadeurs, les chefs religieux, les formules de traitement les plus usuelles sont les suivantes, étant entendu que chaque pays a ses habitudes :

• Votre Majesté : pour un souverain.

• Votre Altesse : pour un prince.

• Votre Sainteté : pour le Pape, [un Khalife général (discutable)].

• Votre Eminence : pour un cardinal, [un Khalife ordinaire, un imam (discutable aussi)].

• Votre Excellence : pour un chef d'Etat, un ministre et un ambassadeur étrangers, un évêque, un marabout (discutable).

La formule de politesse qui reprend exactement, d’ailleurs, la même formule d’appel, termine la lettre administrative personnelle. Elle traduit les sentiments du signataire à l’égard du destinataire et qui peuvent être de l’affection, de l’amitié, de la considération, du dévouement, de la déférence ou du respect. Elle est souvent nuancée selon les circonstances, l’âge, l’intimité ou les rapports hiérarchiques des correspondants. Il existe une multitude de formules de politesse et la formule la plus appropriée est fonction de plusieurs facteurs et de certaines règles à respecter.

Généralement la formule de politesse commence par les locutions suivantes :

• Veuillez agréer, ou croire, ou recevoir (plus courtois)

• Je vous prie d’agréer, ou de croire, ou de recevoir (plus élégant)

• Je vous prie de bien vouloir agréer, croire ou recevoir (plus déférent)

Ensuite on aura le choix, selon la qualité du destinataire, entre les termes « expression » et « assurance » pour traduire ses sentiments. Il est, bien entendu, difficile d’établir une hiérarchie stricte entre les nombreuses formules de politesse qui s’offrent au rédacteur. Tout est finalement question de mesure et d’appréciation permettant d’éviter la flatterie et la bassesse. Il ne faut avoir recours, donc, qu’aux formules les plus simples.

Le terme ‘’ expression ‘’ est préférable lorsqu’on s’adresse à une personne d’un rang supérieur pour qui la considération, le respect, le dévouement, la déférence doivent être tenus pour acquis. Dans ce cas, il n’est pas besoin de l’assurer de ses sentiments.

Le terme ‘’ assurance ’’ ne doit être employé qu’à l’égard des personnes d’un rang égal ou inférieur à celui du signataire de la lettre.

Voici quelques formules de politesse pour s’adresser à de très hautes personnalités :

A un Président de la République

« Je vous prie de bien vouloir agréer, Monsieur le Président de la République, l’expression de ma très haute et respectueuse considération ». (Si on appartient à l’Administration on complète la formule par) «ainsi que de mon entier dévouement».

A un Premier Ministre

« Je vous prie de bien vouloir agréer, Monsieur le Premier Ministre, l’expression de ma haute considération et de mes sentiments respectueux ».

A un Ministre

« Je vous prie d’agréer, Monsieur le Ministre, l’expression de mon profond respect ».

Il n’est pas dans la tradition administrative, pour des raisons d’économie de temps et d’argent, d’envoyer des lettres d’accusé de réception pour la correspondance entre services.

Le même résultat peut être obtenu, en effet, par l’usage d’un cahier ou registre de transmission si le courrier est acheminé directement d’un service à un autre.

La signature du service destinataire sur le cahier ou le registre vaut décharge et accusé de réception pour l’expéditeur.

Il sera nécessaire et utile, toutefois, d’envoyer une lettre d’accusé de réception dans certains cas, notamment :

• lorsque le correspondant en exprime le désir ;

• lorsqu’une disposition légale ou règlementaire le prévoit ;

• lorsque la réponse exige, au fond, des études, des recherches, des enquêtes ou des formalités qui imposent des délais assez longs ; l’accusé de réception, dans ce cas, fera patienter le correspondant avec le double avantage de constituer à la fois une réponse d’attente et une réponse provisoire à la question posée ou au problème soulevé.

Exemple de lettre d’accusé de réception

« J’accuse réception de votre lettre n°…du … relative à….. Elle a été enregistrée sous le n°… du … et bonne note a été prise de son objet. Je ne manquerai pas de vous informer, dans les meilleurs délais, de la suite qui sera donnée à cette affaire. »

Il faut remarquer que la formulation de l’objet d’une lettre d’accusé de réception reprendra l’objet de la lettre reçue et ne sera pas une simple indication de la mention « Accusé de réception ».

La lettre de transmission n’est généralement pas employée entre services. Le bordereau d’envoi qui est beaucoup plus expéditif lui est préférable. Mais si elle s’impose, elle aura alors pour objet d’accompagner des documents, en donnant, dans un style entièrement rédigé, les explications ou justifications nécessaires au correspondant.

On ne recourra à ce type de lettre que si l’importance des documents joints justifie qu’on attire, tout spécialement, l’attention du destinataire ou lorsqu’on adresse les documents à une haute autorité ou à une personne étrangère à l’Administration.

La lettre de transmission est préférable d’un subordonné à un supérieur, notamment, pour lui soumettre un projet de lettre ou tout autre document qu’on lui demandera de bien vouloir examiner et signer, éventuellement.

Ici, elle prend la forme d’une lettre de présentation ou d’accompagnement. Par souci de courtoisie, on préférera toujours la lettre de transmission au simple bordereau d’envoi et au soit transmis afin d’éviter la sécheresse et la brièveté des formules utilisées dans ces documents-là.

Exemple de contenu d’une lettre de transmission :

« Je vous prie de bien vouloir trouver, ci-joint, pour compte rendu, le rapport relatif à la mission d’inspection effectuée du… au…sur le fonctionnement du service de …

Je reste attentif à vos instructions si les propositions qu’il contient recueillent votre agrément ».

La lettre de présentation est voisine de la lettre de transmission parce qu’elle a le même objectif, celui d’accompagner un document, une étude, un dossier volumineux ou complexe destiné à une haute autorité. Elle est généralement utilisée lorsqu’on attend de cette autorité un examen rapide de l’affaire qui lui est soumise ou s’il est indispensable de lui commenter, de lui expliquer les principaux aspects du dossier transmis afin de lui faciliter la lecture et la compréhension.

En raison du fait que la lettre de présentation est plus longue et plus détaillée que la lettre de transmission, il ne sera pas très utile de donner ici un modèle. Il sera seulement noté que la rédaction de ce type de lettre doit être particulièrement soignée et le contenu suffisamment pertinent pour éviter toute équivoque, surtout si l’on doit provoquer la décision de l’autorité destinataire

La lettre de rappel est une correspondance qui invite son destinataire à répondre à une lettre précédemment envoyée, lorsqu’il a omis de le faire dans un délai raisonnable. Ce délai dont l’appréciation est laissée à la discrétion du service expéditeur peut être fonction des circonstances locales (distances, accessibilité, mode d’acheminement ou autres).

Le ton de ce type de lettre doit être courtois mais ferme, sans aucun écart de langage, pour le premier rappel. Il sera plus pressant, plus impératif, tout en restant toujours courtois, lorsqu’il s’agira d’un deuxième ou d’un troisième rappel. La mention du rappel qui est destinée à attirer l’attention du destinataire doit être portée en lettres majuscules sous le timbre. La lettre de rappel dont le contenu reprendra l’essentiel des termes de la première lettre restée sans réponse est plus courtoise que le simple envoi d’une copie de ladite lettre avec seulement la mention « RAPPEL », « DEUXIEME RAPPEL » ou « DERNIER RAPPEL ». La lettre de rappel peut prendre, selon le cas, la forme d’une lettre administrative personnelle.

Ces quatre (04) types de lettres sont fort simples ; elles font partie de la routine administrative et participent de ce qu’il y a de plus ordinaire dans la marche des services. Il en va autrement des types les plus importants de lettres administratives : les lettres de réponse et les lettres de proposition qui peuvent soulever des questions complexes et emporter des décisions importantes.

La lettre de réponse donne suite à une lettre reçue. Elle fait non seulement référence à la correspondance antérieure, mais surtout, en fait une analyse sommaire et concise pour deux (02) raisons :

• d’abord, il est indispensable de permettre au signataire, qui le plus souvent n’en est pas le rédacteur, de prendre rapidement connaissance de l’affaire et de savoir à qui répond exactement la lettre soumise à sa signature ;

• ensuite, il est utile que le correspondant puisse voir immédiatement à quel objet s’applique la réponse et comment l’Administration a compris la question posée.

En revanche, lorsque la lettre de réponse s’inscrit dans le processus de règlement d’une affaire en cours ayant fait l’objet de plusieurs correspondances ou encore lorsque le rédacteur en est aussi le signataire, on pourra se passer de cette analyse évocatoire et entrer immédiatement dans le vif du sujet avec seulement l’indication de la référence ; celle-ci peut être, bien entendu, une communication téléphonique.

En principe, une lettre administrative ne traite que d’une seule affaire. Au cas où la lettre reçue soulève plusieurs points relatifs à une même affaire, mais intéressant plusieurs services d’une même entité administrative, il sera alors indispensable, pour éviter des confusions ou de multiples réponses, que ces services se concertent et que la rédaction de la lettre de réponse soit confiée au service principalement concerné, les autres ne lui fournissant que les éléments de réponse.

Si la réponse est positive, la rédaction de la lettre peut se faire de deux manières :

• l’un des procédés consiste à exposer, d’abord, la réglementation, puis, parler du cas précis avant d’aboutir, enfin, à la conclusion positive ;

• l’autre procédé est de répondre d’abord par l’affirmative avant de justifier, ensuite, la réponse.

Si au contraire la réponse est négative, c’est le premier procédé qu’il convient d’utiliser : exposer, d’abord, la réglementation pour amener, ensuite, progressivement, le correspondant à adhérer à l’argumentation et à accepter la décision négative.

La lettre de proposition n’appelle pas de remarques particulières. La seule différence qui la sépare de la lettre de réponse est qu’elle ne se réfère pas forcément à une lettre ou à une communication téléphonique antérieure du correspondant. Elle expose directement l’objet de la proposition et se termine souvent par une demande.

L’important, pour ce type de lettre, est de veiller à la démarche logique de sa rédaction qui se décline comme suit :

• une bonne présentation de l’affaire, de la question ou du problème à traiter, dans une introduction brève et claire ;

• un examen rigoureux, logique de l’affaire, de la question ou du problème traité, dans une argumentation progressive qui s’appuie sur des textes législatifs et/ou règlementaires et qui respecte l’harmonie du développement ;

• un aboutissement logique de l’exposition des faits et des arguments dans une conclusion précise et percutante.

Les formules ou locutions d’introduction s’emploient au début des correspondances et peuvent être classées en deux (02) groupes : celles qui font référence à un élément précédent et celles qui ne font pas référence à un élément précédent.

Les formules ou locutions faisant référence à un élément précédent :

Elles sont d’usage dans les correspondances qui traitent de questions déjà abordées dans une ou plusieurs lettres antérieures émanant de personnes ou de services auxquels lesdites correspondances sont adressées.

Elles peuvent être les suivantes :

• Par la lettre du…, vous avez bien voulu… Vous avez bien voulu appeler mon attention sur…

• Par votre communication téléphonique du… Comme suite à votre demande du…

• En réponse à votre lettre n°… du… Par la lettre citée en référence, vous m’avez …

• Etc.

Les formules ou locutions ne faisant pas référence à un élément précédent :

Elles sont utilisées, quant à elles, dans des correspondances qui abordent une question n’ayant pas fait l’objet d’une lettre antérieure provenant de personnes ou de services auxquels ces correspondances sont destinées.

Elles peuvent être les suivantes :

• J’ai l’honneur d’appeler ou d’attirer votre attention sur…

• J’ai l’honneur de vous informer de … ou de vous rendre compte de…

• J’ai l’honneur de vous faire connaître que… J’ai été informé…

• Je voudrais vous annoncer que…

• Il m’a été donné de constater que… J’ai été saisi de…

• Il m’a été demandé dans quelle mesure…

• Il m’a été signalé que…

Ces formules ou locutions d’un usage constant dans la rédaction administrative servent à exposer, à analyser, à marquer les points essentiels du développement. Il en existe un nombre important dont il est malaisé de dresser la liste ici ; elles comportent des nuances plus ou moins subjectives et ne s’emploient pas indifféremment l’une pour l’autre.

Quelques- unes d’entre elles sont amenées par des verbes qui, utilisés avec la première personne confèrent à la phrase une certaine autorité excluant toute idée d’interprétation. La plupart des directives, instructions ou circulaires y recourent souvent.

Elles peuvent être les suivantes :

Je constate… Je note… J’ajoute… Je confirme… Je considère… J’estime … J’observe… Je signale… Je prends acte… Je rappelle… Je précise… Je souligne... Je crois devoir attirer votre attention… Je serai conduit à… etc.

D’autres formules ou locutions permettent d’introduire une certaine souplesse, prudence ou courtoisie dans l’expression de la pensée pour l’adapter aux circonstances ou à la qualité du destinataire.

Elles peuvent être les suivantes :

• Je ne doute pas que…

• J’ai pris bonne note de…

• Il est entendu que…

• Je n’ignore pas que…

• Il n’est pas exclu que…

• Je ne sous-estime pas…

• Je ne perds pas de vue…

• Il ne saurait vous échapper…

• etc.

D’autres encore sont plus générales et sont d’utilisation constante dans la rédaction administrative.

Elles peuvent être les suivantes :

• J’attache du prix à…

• Vous voudrez bien confirmer…

• Vous apporterez du soin à…

• J’attache de l’intérêt à…

• Je vous serais obligé de…

• J’apprécie le bien-fondé de…

• Je vous serais reconnaissant de…

• etc.

Certaines autres permettent d’assurer la liaison ou la transition d’une idée à l’autre ou d’un paragraphe à l’autre.

Elles peuvent être les suivantes :

• D’une part…

• d’autre part…

• Non seulement …

• mais…

• Tout d’abord…

• ensuite…

• enfin…

• Par ailleurs…

• A mon avis…

• En outre…

• En ce qui me concerne…

• Pour ma part…

• A mon sens…

Ces formules ou locutions expriment le désir, la volonté de celui qui écrit. Elles suggèrent des solutions, donnent des instructions ou des ordres qui manifestent le pouvoir décisoire de l’Administration. Elles constituent en quelque sorte l’élément déterminant des documents administratifs.

Quelques-unes d’entre elles prennent la forme impersonnelle et se justifient surtout lorsque l’on veut indiquer une marche à suivre. Elles sont aussi employées dans tous les cas où l’on ne désire pas recourir à la première personne.

Elles peuvent être les suivantes

Il convient de… Il vous appartient de… Il y a lieu de… Il est nécessaire de…, ou souhaitable de… ou opportun de… Il paraît préférable de… Il est indispensable de… Il importe de…

Lorsque l’Administration, au contraire, voudra donner un caractère impératif à ses décisions ou intentions, elle utilisera la première personne dans certaines formules ou locutions.

Elles peuvent être les suivantes :

J’ai décidé que… Je demande que… Je désire que… Je me réserve de… Je veillerai à… Je vous invite à… Je vous convie à… Je vous enjoins de… Je vous prie de… Je vous ordonne de… Je vous engage à…

D’autres formules ou locutions ont un caractère insistant et pour objet de rappeler au destinataire que l’Administration souhaite que ses recommandations ou ses ordres soient suivis d’une action efficace. Elles peuvent aussi servir à exprimer poliment un ordre ou alors demander sans pouvoir exiger (prière ou requête). L’emploi d’un conditionnel peut, ici, atténuer le ton en fonction du statut ou de la qualité du destinataire.

Elles peuvent être les suivantes :

• J’attache un intérêt particulier à…

• J’attacherai (s) du prix à…

• Je vous prie de bien tenir la main à l’application correcte de…

• Je vous prie de veiller à la suite qui sera réservée à…

• Je vous serai (s) obligé de me donner votre accord…

• Je vous serai (s) reconnaissant de bien vouloir…

• Je vous saurai (s) gré de…

Pour clore cet examen de la rédaction de la lettre administrative, l’on retiendra que le choix des formules, locutions ou expressions utilisées ne saurait être considéré comme exclusif, complet ou définitif. Loin de là ! La démarche visait plutôt à fournir quelques exemples que l’usage administratif constant a consacrés depuis longtemps

Le compte rendu est l’exposé précis et le plus détaillé possible, de faits divers, ayant occupé une place variable dans l’espace et dans le temps, dont le rédacteur a été le témoin direct ou dont il a pu prendre connaissance. Il est donc un document descriptif et non interprétatif, car, il ne fait que relater purement et simplement ce qui s’est dit ou ce qui s’est fait d’essentiel dans une circonstance déterminée. On le voit, le compte rendu sert à rendre compte de faits ou d’évènements constatés ou d’activités accomplies ou auxquelles on a été mêlé.

Dans un compte rendu, les faits sont rapportés objectivement, sans parti pris, sans interprétation et sans formulation de conclusion personnelle (27) . Compte rendu s’écrit sans trait d’union. Le pluriel donne comptes rendus.

Il y a une multitude de variétés de comptes rendus, allant de la description de faits dont le rédacteur a pu être témoin jusqu’à la relation de ceux dont il n’a pu matériellement être le témoin. C’est pourquoi il est difficile de donner pour la rédaction de chaque compte rendu des conseils précis. Il faut simplement retenir que la rédaction d’un compte rendu doit toujours être adaptée au sujet traité.

Si le sujet est limité, il sera possible de fournir de multiples détails, de rapporter même tout ce qui a été vu ou entendu.

Si, au contraire, le sujet est très vaste, il faudra alors s’en tenir à l’essentiel, en dégageant les grandes lignes ou les principaux traits des faits à relater.

Mais, dans tous les cas, il importe d’être précis, c’est-à-dire de donner au lecteur une idée exacte de ce qui s’est passé, sans l’amener à de fausses conclusions. Le style, le fond, la présentation doivent s’adapter à chaque cas particulier étant entendu que certaines qualités se retrouvent dans tous les bons comptes rendus : la sobriété, la précision, la mesure, l’objectivité, l’exactitude.

Le compte rendu est un résumé intelligent et synthétique. Suivant leur forme et leur destination, les comptes rendus peuvent être classés en deux grands groupes : les comptes rendus hiérarchiques et les comptes rendus de réunions

Le compte rendu est rédigé selon le style de la narration, avec simplicité, objectivité, précision, sans tomber dans la sécheresse du style du procès-verbal. Il n’est pas interdit au rédacteur de faire part de ses impressions personnelles : c’est un moyen d’éviter la monotonie du style qui est utilisé dans les comptes rendus de visites, mais moins dans les comptes rendus d’assemblées.

Tout dépend, bien entendu, de l’importance des sujets débattus, car, il est évident qu’on ne rend pas compte de la même façon, sur le même ton, d’une réunion artistique et d’une réunion syndicale. C’est donc le sujet même qui impose le style au réacteur, mais le texte sera à la fois clair, concis et précis.

On s’efforcera d’adopter un plan.

La rédaction du compte rendu obéit à une démarche qui comporte trois étapes : l’introduction, le développement, la conclusion.

c1. L’introduction :

Le compte rendu n’est pas toujours rédigé pour un destinataire déterminé, mais, le plus souvent, il est destiné à tous ceux que le sujet traité peut intéresser.

On l’annoncera par un titre précis :

• Compte rendu sur…

• Compte rendu de….

• Etc.

On retrouvera souvent l’objet dans le titre, ce qui est préférable à l’emploi de cette rubrique, de manière distincte, comme dans la lettre, la note ou le rapport. Dans une formule appropriée, le rédacteur précise les circonstances qui ont motivé la rédaction du compte rendu, sans omettre, s’il s’agit d’une réunion, les indications de date, heure et lieu qui ont, ici, leur importance, de même que l’ordre du jour.

Par exemple

« Les membres de l’Association ‘’ LES AMIS DE LA NATURE ’’ se sont réunis en assemblée générale, le samedi 10 mai 2025, à 10 heures, dans la salle des délibérations de l’Hôtel de Ville de Randoulène pour examiner l’ordre du jour suivant :

1. Rapport moral du Président

2. Rapport financier du Trésorier

3. Renouvellement du bureau

4. Programme d’activités de l’année prochaine »

S’il s’agit plutôt d’une vaste étude, le rédacteur entrera, alors, de plain-pied dans le vif du sujet sans répéter ce que le titre annonce, déjà, de façon suffisamment explicite.

Par exemple

«La campagne de commercialisation arachidière au Sénégal, pour l’année 2024, vient juste d’être close ; toutes les données ne sont pas encore réunies mais d’ores et déjà, les informations disponibles permettent de se faire une idée sur les résultats obtenus »

c2. Le développement

La rédaction de cette partie peut se faire de deux manières : chronologique ou analytique.

Le développement chronologique :

La démarche est simple. Il suffit d’adopter un ordre chronologique et d’exposer les faits tels qu’ils se sont déroulés dans le temps. Ici, le rédacteur se contente de rapporter, dans l’ordre de leur déroulement, les faits auxquels il a assisté ou dont il a été informé. Il s’efforce de le faire aussi objectivement que possible et ne manquera pas d’indiquer, le cas échéant, la source des informations qu’il donne lorsqu’il ne s’agit pas d’informations directement recueillies, de faits directement observés.

La difficulté dans cette manière de rédiger un compte rendu est de résumer les interventions, les condenser sans rien omettre d’essentiel, sans trahir aussi la pensée de l’orateur. Seule une attention soutenue peut permettre ce tour de force, d’autant plus qu’il est indispensable, en même temps, de noter l’effet des interventions sur l’auditoire et d’observer les réactions suscitées.

Le développement analytique :

Cette manière de rédiger un compte rendu est un peu plus contraignante, car, ici, la recherche d’un plan s’impose. Ce plan peut être apparent par l’emploi de sous-titres. Si le compte rendu est long, ce type de plan est recommandé.

Au cours de la réunion, lorsqu’une discussion est engagée entre plusieurs personnes, il sera inutile d’en reprendre tous les détails, ce qui n’est d’ailleurs pas possible dans le feu de la discussion. En effet, la réunion ayant naturellement un thème précis, il faudra éviter de rapporter les digressions et les répétitions. C’est ce type de comptes rendus qui est généralement utilisé pour les réunions qui se tiennent à différents échelons des services administratifs.

Le développement analytique s’écarte du « mot à mot » du style direct en ne retenant des débats que juste ce qu’il faut pour les rendre compréhensibles.

Par exemple :

«Après avoir constaté la présence de la majorité des membres de l’association, le président déclare la séance ouverte et donne la parole à Monsieur FALL qui tient la plume, pour procéder à la lecture de l’ordre du jour »

Ou bien : « Une discussion s’engage entre MM. DIOP et SAMAKE au sujet du fonctionnement défectueux du service d’accueil. M.SIDIBE intervient pour proposer de reporter l’étude de cette question à la prochaine réunion. Ce que l’assemblée a accepté ».

On le voit, dans un développement analytique on s’attachera à résumer brièvement les interventions en signalant leurs auteurs.

Avant de terminer la relation, il est important de mettre en relief les résultats obtenus au cours de la réunion.

• Propositions

• Avis exprimés

• Solutions suggérées

• Calendrier de travail futur

• Prochain ordre du jour

• Etc.

Si un vote intervient, il ne faut pas oublier d’indiquer sa nature (vote secret, à main levée, assis-debout, les voix pour, les voix contre, les abstentions).

c3. La conclusion

Dans la conclusion, le rédacteur se bornera à résumer brièvement les points essentiels et à exprimer, en quelques lignes, l’impression générale qui se dégage des faits relatés. Il n’y a pas de formulation type pour cette partie du compte rendu de réunion, mais le rédacteur s’imposera seulement un maximum d’objectivité, même s’il opère des sélections.

Dans tous les cas, le compte rendu se termine par une formule finale qui constate l’épuisement de l’ordre du jour et l’heure de levée de séance.

Par exemple

« L’ordre du jour étant épuisé, le président lève la séance à 17H15 ».

La signature du rédacteur sanctionne et authentifie le compte rendu. Celle-ci est précédée de sa qualité, éventuellement. Si la date n’est pas portée au début du compte rendu, elle précèdera la qualité. Ces mentions sont portées en bas et à droite.

Le rapport est un document traitant d’une question importante et par lequel un subordonné rend compte à un supérieur hiérarchique ou provoque des instructions. Le mot contient une idée de récit, de narration, de témoignage, mais ne se limite pas à cette seule idée, car, du point de vue pratique, le rapport relate des faits précis et fournit des conclusions.

C’est ce qui le distingue du simple compte rendu. En effet, alors que dans le compte rendu le rédacteur se borne à décrire sans conclure, dans le rapport, il est tenu d’aller au-delà d’une simple relation des faits, pour entreprendre un commentaire, porter des appréciations, dégager des conclusions et formuler des propositions

Le rapport a donc une portée plus générale et sa rédaction est plus difficile parce que les faits et les idées rapportés doivent s’enchaîner dans un ordre logique. Cette rédaction n’obéit à aucune règle particulière mais la prudence impose l’utilisation du conditionnel pour laisser toute liberté d’appréciation au destinataire.

C’est la raison pour laquelle le rapport se termine, généralement, par une formule par laquelle le rédacteur demande au destinataire de prendre position sur les propositions formulées.

Par exemple

« Si ces propositions vous conviennent, je vous serais reconnaissant de bien vouloir me retourner le présent rapport revêtu de votre approbation ».

Ou bien :

« Je reste attentif à vos instructions si ces propositions recueillent votre agrément ».

Il existe différents types de rapports en fonction de leur objet.

Chaque problème important qui se pose dans l’Administration nécessite presque toujours la rédaction d’un ou de plusieurs rapports. Le rapport est donc un document important de l’activité administrative et il peut revêtir plusieurs formes qu’on regrouperait en trois catégories :

• les rapports techniques,

• les rapports d’activités,

• les rapports de présentation.

b1. Le rapport technique

C’est le type de rapport établi après l’étude d’un problème ayant fait appel aux connaissances et à la compétence du rédacteur qui, pour la circonstance, a été chargé d’une mission particulière. Le rapport fait un exposé des faits constatés et une proposition de mesures à prendre pour remédier à une situation donnée.

Le rapport de stage ou le mémoire rédigé par les élèves dans certaines écoles de formation, comme l’Ecole nationale d’Administration (ENA), s’apparente au rapport technique. Le rapport technique peut se présenter sous forme de rapport d’étude et faire état de résultats d’un travail de recherche ou de réflexion sur une question précise étudiée par le rédacteur.

Cette forme de rapport est la plus courante. Un rapport d’inspection, de jury, d’évaluation pédagogique, sont des rapports techniques. Il en va ainsi, également, des rapports de mission, des rapports disciplinaires, des rapports de constatation

b2. Le rapport d’activités

Ce type de rapport est généralement prévu par une disposition réglementaire. Il est dit rapport périodique parce qu’il sert à faire, périodiquement, le bilan de l’activité d’un service.

Il peut être mensuel, trimestriel ou annuel. Mais, à la différence d’un simple compte rendu, le rapport d’activités relate les faits, les commente, les interprète pour en tirer des conclusions propres à améliorer la marche, le rendement, l’organisation d’un service.

En général, le rapport d’activités est soumis à un plan-type, à un canevas, un schéma qui fixe les points à aborder. Cela facilite les comparaisons et permet une meilleure exploitation des données présentées.

C’est ici qu’il faut noter que les rapports d’activités volumineux ne sont pas forcément des rapports efficaces, car la performance d’un service n’est pas fonction du volume du rapport de son chef. Il faut alors éviter l’excès pour rester efficace et ne pas faire du volume une nécessité.

b3. Le rapport de présentation

Il s’apparente un peu au rapport technique parce qu’il sert à présenter un projet de texte réglementaire (décret ou arrêté) en vue de son adoption par l’autorité, en l’accompagnant d’une explication qui décrit la justification des mesures envisagées. Ce type de rapport doit être bref, clair et précis en présentant une argumentation solide pour susciter l’adoption du texte qu’il accompagne.

Selon certains auteurs, le rapport de présentation doit contenir :

• des références légales et règlementaires qui servent de cadre juridique au texte proposé

• des éléments circonstanciels qui justifient le projet

• les principaux aspects, notamment ceux qui sont nouveaux ou originaux par rapport aux textes antérieurs

• les modalités d’application des mesures envisagées et d’interprétation pour expliquer les motifs et les orientations du projet.

Les projets de décrets soumis à la signature du Président de la République sont précédés de rapports de présentation du Ministre compétent, pour éclairer l’autorité sur la portée et les justifications des dispositions proposées.

La construction d’un rapport nécessite un travail préparatoire important, une réflexion claire et rigoureuse débouchant sur des conclusions nettes s’appuyant sur un raisonnement solide.

L’élaboration d’un rapport consiste à rechercher et à analyser des faits et des idées, à les classer, à les ordonner en fonction de leur importance en suivant un plan logique, bien structuré et comprenant une introduction, un développement et une conclusion.

c1. L’introduction

Elle contient le plus souvent la référence aux faits ou aux instructions qui sont à l’origine du document.

En outre, elle situe le rapport dans ses motifs, ses circonstances, son objet et sa destination. Bref, elle prépare, prévient et met au fait le lecteur de ce qui va suivre en piquant sa curiosité et en suscitant son intérêt.

Dans un rapport, l’introduction prend le nom d’exposé et un bon exposé doit être bref, précis et complet sans anticiper sur la conclusion.

c2. Le développement

Il doit être logique et ordonné. Sa division en plusieurs parties est fonction de la nature du rapport. Néanmoins, dans la majorité des cas, on pourra adopter la division suivante :

• 1re partie : les faits

• 2e partie : les conséquences

• 3e partie : les solutions

L’exposé des faits

C’est la partie descriptive. Elle est objective et repose sur des faits bien établis, irréfutables, vérifiables. Ici, le rédacteur précise qu’il a vu, entendu, découvert, observé, constaté…

Les conséquences

C’est la partie du raisonnement du rapport, la plus délicate à rédiger. Le rédacteur s’attachera, ici, à argumenter, à commenter les faits exposés afin de découvrir les conséquences possibles qui en découlent. L’opinion personnelle du rédacteur joue un grand rôle dans cette partie qui exige une faculté d’analyse et de synthèse, une rigueur de la pensée.

Les solutions proposées

C’est la partie constructive du rapport qui doit, après l’exposé et l’analyse des faits, présenter non seulement la où les solutions envisageables, mais aussi et surtout, leurs modalités d’application. Le rédacteur fera, ici, des propositions ou des suggestions clairement énoncées, avec toute la réserve qui s’impose.

c3. La conclusion

C’est la récapitulation des principaux aspects du rapport et des propositions de solutions sans aucune tentative supplémentaire de leur justification. Elle peut comporter, s’il y a lieu, une demande d’approbation ou d’instructions, selon ce que le rédacteur propose.

Originellement le procès-verbal était une relation orale. Maintenant il est un acte écrit, ce qui ne correspond plus, évidemment, à sa dénomination. Au sens normal du terme, il se définit comme étant la relation par un agent de l’autorité de ce qu’il a vu, fait ou entendu dans l’exercice de ses fonctions.

Vu sous cet angle, le procès-verbal apparaît comme un compte rendu très particulier destiné à faire foi jusqu’à « l’administration de la preuve contraire » et même, parfois, jusqu’à « inscription de faux ». Il est un témoignage clair, objectif, complet et doit reproduire intégralement, in extenso, les faits ou les paroles et se limiter à cela. Il ne comporte donc ni jugement ni point de vue du rédacteur.

Dans certains cas, l’Administration a besoin de donner au procès-verbal un sens extensif pour désigner une catégorie de documents qui ne sont que des comptes rendus ordinaires, sans valeur juridique spéciale, mais auxquels elle a voulu conférer une signification particulière. C'est pourquoi ce genre de document est revêtu non pas seulement de la signature du rédacteur, mais aussi de celle des autres parties

Compte tenu de cette pratique extensive, il peut être examiné, à côté du procès-verbal proprement dit, le procès-verbal administratif et le procès-verbal de réunion.

b1. Le procès-verbal proprement dit

Autrement appelé procès-verbal judiciaire, il correspond à la définition donnée cidessus, c’est-à-dire qu’il est un acte authentique par lequel un agent spécialement habilité à cet effet enregistre un fait, un événement ou des propos dont la trace doit être conservée pour servir de preuve que nul ne doit pouvoir contester ultérieurement. Le témoignage qu’il fait doit être exact, sincère et indiscutable, ce qui lui donne une force juridique exceptionnelle.

Le procès-verbal proprement dit est caractérisé par les conditions de solennité dans lesquelles il est réalisé. Rédigé pour déclencher une procédure administrative ou judiciaire, il ne peut alors être établi que par un agent assermenté ou commissionné, de sa propre initiative ou agissant à la demande d’autorités judiciaires ou administratives chargées de veiller au respect d’une législation ou d’une réglementation particulière, spécialisée.

b2. Le procès-verbal administratif

Il est établi par l’Administration, en général sans procédure particulière ni personnel spécialisé, dans des circonstances inhérentes au fonctionnement normal et à la vie régulière des institutions et services publics. Il se justifie chaque fois qu’il apparaît nécessaire de disposer d’un témoignage strict, solennel et indiscutable pour prévenir toutes les contestations ultérieures et s’il en découle des conséquences juridiques, financières ou autres.

Certains procès-verbaux administratifs sont généralement le fait d’agents des services des Domaines, du Travail et de la Sécurité sociale, des Finances, des Eaux et Forêts, de l’Hygiène publique, du Contrôle des Prix, etc., dûment habilités à cet effet, pour rendre compte de l’exécution d’une mission accomplie selon des règles précises et mettant en cause des particuliers : procès-verbaux de saisie, de vente, de destruction, de réception, de réforme, d’inspection

D’autres sont établis dans le cadre du fonctionnement interne des services pour constater des droits ou des infractions à des règles administratives ou contradictoirement et de manière plus solennelle, pour un partage de responsabilités entre deux agents publics ou encore pour assurer la continuité du service : procès-verbaux de mutation de comptables, de passation de service, etc.

Dans tous ces cas, l’établissement d’un procès-verbal est indispensable, notamment pour la passation de service où le document est signé conjointement par les agents qui se succèdent et contresigné par le supérieur hiérarchique ou le superviseur de la passation. Ainsi, la date de signature du procès-verbal marque le début des responsabilités de l’agent entrant tout en fixant la fin de celles de l’agent sortant.

b3. Le procès-verbal de réunion

Comme le compte rendu simple, le procès-verbal de réunion ne fait que relater les débats d’une séance de travail d’un groupe et ne constitue pas, de ce fait, un acte authentique. Cependant, la volonté de faire une relation officielle d’une réunion et de garder une trace de ce qui s’y est dit pour servir de référence en tant que besoin, peut alors justifier l’appellation « PROCES-VERBAL DE REUNION », surtout lorsque cette réunion est assortie de conditions de forme et de procédure particulières.

Le procès-verbal de réunion s’impose lorsque des décisions importantes sont prises au cours de la rencontre et que l’on souhaite leur donner une forme définitive. Il en va ainsi des réunions de travail comportant des débats contradictoires et débouchant sur des prises de positions tranchées ou des décisions communes.

C’est le cas, notamment, des réunions tenues par certaines assemblées et commissions institutionnalisées ou par certains organes administratifs : Assemblée nationale, conseils d’administration, conseils départementaux ou municipaux, jurys d’examen ou de concours, etc. Pour ces réunions qui ont un caractère statutaire ou devant revêtir une forme plus solennelle, il faut toujours dresser un procès-verbal et non un simple compte rendu pour marquer l’importance des décisions prises.

c1. Pour le procès-verbal proprement dit

Ce type de procès-verbal est rédigé sur papier libre ou sur formulaire imprimé. Le témoignage consistera à :

• décrire fidèlement une situation ;

• raconter exactement le déroulement de l’incident ;

• reproduire intégralement les paroles de la personne interrogée.

Ce procès-verbal est structuré en trois parties : le préambule, le corps et la finale. Il doit comporter toutes les mentions d’identification utiles et le titre PROCES-VERBAL, suivi de sa qualification.

Le préambule

Il contient les indications indispensables de date, heure, lieu, identité des personnes concernées.

Exemple : « L’an deux mille vingt cinq et le trente mai, à seize heures, nous, Alioune FALL, gendarme à la Brigade de la Foire, agissant sur réquisition de Monsieur le Sous-préfet des Parcelles assainies, nous nous sommes rendu à la Cité Patte d’oie Builder’s pour y entendre Monsieur Bakary DIENG, gérant du Multiservice Khandalou, lequel nous a déclaré ce qui suit ».

On voit dans cet exemple que l’agent verbalisateur énonce d’abord ses prénoms, nom et qualité avant d’indiquer de quelle autorité émane son pouvoir. Il précise aussi le lieu où il a accompli sa mission.

Le corps

C’est l’énoncé des faits qui se sont déroulés en présence du rédacteur, des constatations qu’il a faites, des propos et des témoignages qu’il a recueillis et des opérations accomplies. Ici, il ne faut rien omettre d’essentiel et s’interdire toute interprétation personnelle (avis ou opinions). La relation sera donc précise et objective avec mention de l’identité et de l’adresse des personnes mises en cause ou entendues et des témoins cités.

La finale

C’est la formule destinée à indiquer que le procès-verbal est terminé.

Exemples :

« Fait et clos à Dakar aux jour, mois et an que dessus ».

Ou bien…

« De tout ce qui est décrit ci-dessus il a été dressé le présent procès-verbal pour servir et valoir ce que de droit ».

Ou bien encore « En foi de quoi nous avons établi le présent procès-verbal et signé avec les témoins, après leur en avoir donné lecture ».

c2. Pour le procès-verbal administratif

Ce procès-verbal n’a pas besoin d’être soumis à la même rigidité et au même formalisme de présentation que le procès-verbal judiciaire ou authentique. Si le rédacteur agit seul, il écrira à la première personne du singulier (Je soussigné….). Il évitera la première personne du pluriel, que ce pluriel soit de modestie ou de majesté. Si le procès-verbal est contradictoire entre deux agents, le style sera impersonnel. Comme pour le procès-verbal authentique, le procès-verbal administratif s’astreint aussi à la rigueur, l’exactitude et la précision dans l’exposé des faits sans commentaires personnels. Qu’il soit établi sur formulaire imprimé ou sur papier libre, ce procès-verbal comporte toutes les mentions d’identification utiles, sans oublier le titre auquel on intègre l’objet

(Exemple : PROCES-VERBAL DE RECEPTION)

La formule finale est souvent la même et les signatures sont précédées de la qualité des signataires.

Exemples :

« En foi de quoi le présent procès-verbal a été établi pour… »

Ou bien « Fait à…, le…, pour servir et valoir ce que de droit ».

c3. Pour le procès-verbal de réunion

Il est rédigé comme le compte rendu et comme lui, il peut être intégral ou analytique. En plus du titre (procès-verbal) et de l’objet, le document comporte les mentions d’identification utiles et les indications suivantes :

• la date de la réunion, l’heure et le lieu ;

• l’identité et la qualité du président et du secrétaire de séance ;

• l’ordre du jour détaillé de même que la mention du quorum requis ;

• la liste des participants (présents et absents)

• la mention de l’ouverture, de la suspension et de la clôture de la séance avec indication de l’heure ;

• la mention des votes et des décisions prises, avec la répartition des voix ;

• la mention de toutes les interventions et de tous les incidents ;

• la mention du caractère du scrutin.

A la différence du compte rendu qui n’est signé que par son rédacteur, le procès-verbal de réunion est signé obligatoirement par le président de séance aussi. Parfois la signature de tous les participants est exigée ou tout au moins celle des plus importants (vice-président, trésorier, etc.), s’il s’agit d’une association.